No comments yet

LAPORAN PANITIA MUSDA KALTIM KALTARA

LAPORAN PANITIA MUSDA KALTIM KALTARA 2017

click here: LAPORAN PDF

1 KILAS BALIK

HALELUYA, PUJI TUHAN!, Musyawarah Daerah XIII atau yang disebut MUSDA XIII GPdI KALTIM KALTARA, telah dilaksanakan pada tanggal 18 – 20 Juli 2017 di Platinum Hotel & Convention Hall Balikpapan. Jumlah total kehadiran peserta termasuk anak-anak adalah 1278 orang, yang merupakan jumlah kehadiran terbesar sejak acara MUSDA pertama 65 tahun silam, yaitu tahun 1952. Berikut ini adalah breakdown dari Peserta MUSDA XIII 2017

Peserta Utusan : 515 orang
Peserta Peninjau : 414 orang
Anak-anak Peserta : 349 orang
Jumlah keseluruhan : 1278 orang

Pembukaan acara MUSDA XIII dihadiri oleh Pemerintahan Daerah tingkat Kota Balikpapan dan Provinsi Kalimantan Timur. Acara MUSDA XIII juga secara khusus di hadiri oleh Ketua Umum Majelis Pusat GPdI dan memimpin langsung program acara Pemilihan Ketua Majelis Daerah KALTIM dan Menyusun/ menetapkan Ketua Majelis Daerah KALTARA dan jajarannya, periode 2017 – 2022.
Panitia pelaksana memperkirakan telah mengerahkan +/- 200 orang anggota jemaat GPdI Rapak Balikpapan untuk mengerjakan dan menyukseskan perhelatan acara MUSDA XIII.

2 LAPORAN PANITIA MUSYAWARAH DAERAH XIII GPDI KALTIM KALTARA

Maksud dari laporan ini adalah sebagai bentuk pertanggungjawaban panitia pelaksana acara Majelis Daerah KALTIM KATARA periode 2012-2017 yaitu, Musyawarah Daerah ke XIII Gereja Pantekosta di Indonesia KALTIM KALTARA yang telah dilaksanakan pada tanggal 18 – 20 Juli 2017 dengan ruang lingkup laporan meliputi:

1. PANITIA MUSDA XIII
2. PESERTA MUSDA XIII
3. RENCANA ANGGARAN BIAYA MUSDA XIII (RAB)
4. SUMBER-SUMBER DANA MUSDA XIII
5. PERLENGKAPAN & KELENGKAPAN ACARA MUSDA XIII
6. UNDANGAN (Instansi Pemerintah, Institusi/perorangan dan Majelis Pusat GPdI)
7. HARI PELAKSANAAN MUSDA XIII
8. KEUANGAN PANITIA MUSDA XIII

Tujuan pelaporan ini adalah sebagai sumber informasi yang menggambarkan kronologi dan garis besar proses kerja panitia dalam mempersiapkan acara, melaksanakannya dan menyelesaikan seluruh tugas-tugas kepanitiaan. Kiranya laporan MUSDA XIII GPdI KALTIM KALTARA menginspirasi pembaca, memberikan manfaat dan menjadi referensi bagi kegiatan pelayanan sejenis dikesempatan yang akan datang.

2.1 PANITIA MUSDA XIII GPdI KALTIM KALTARA
Tujuan MUSDA (Musyawarah Daerah) adalah:
• Mempererat hubungan persekutuan dari para hamba Tuhan.
• Memilih dan Melantik Ketua Majelis Daerah dan Pengurus lengkapnya.
• Menetapkan Program Kerja
• Melantik Pendeta Muda

Musyawarah Daerah ke XIII Gereja Pantekosta di Indonesia KALTIM KALTARA adalah agenda
per 5 tahunan yang wajib dihadiri oleh seluruh hamba-hamba Tuhan yang berada dibawah naungan Majelis Daerah GPdI KALTIM KALTARA .

Untuk melaksanakan kegiatan tersebut, Majelis Daerah telah menetapkan kota Balikpapan sebagai lokasi/tempat pelaksanaan MUSDA XIII dan mengangkat Jemaat GPdI Rapak sebagai panitia pelaksana dengan diterbitkannya Surat Keputusan nomor: 223/SK/MD/KALTIM /GPdI/V.2016, tanggal 10 Mei 2016, diikuti dengan pelantikkan anggota PANITIA MUSDA XIII GPdI KALTIM KALTARA dengan susunan panitia sebagai berikut:

Penanggung Jawab : Majelis Daerah GPdI KALTIM -KALTARA
Penasehat : Pdt. Herry Y.A. Pelealu
Ketua : Yohanes Hanafiah
Wakil Ketua : Herry Wardhana
Sekretaris : Dwi Riyanto, Y. Hendy Wilmatikta
Bendahara : Vivi Sondakh, Inneke Sudarno Gerung
Sie Acara : Mercy Riyanto, Yemima Pelealu, Eva Budiman, Fiens Pentury,Ludi Lambara, Rency Heluwakan, Yulianda Yakobus, Merry Nunita Chaeryn Ling Ling,
Sie Musik : Yohanes Hariandja, Elly Daniel, Jeffry Sawisran, Samuel Bala,
L. Simbolon,
Sie Akomodasi/Transportasi : Ronny Budiman, Herry Wardhana, Cresdi Mogi, Jemmy Nikijuluw, Hanny Onibala, Max Igir, Roy Keintjem, Victor Kalalo, Pandari, Gatot Subroto, Stenley Walansendow, F.B. Polii, Jack Sawisran, Robbie Pelealu, Nahor Panglamba, Susanto Onibala, Mody Lumentak
Sie Konsumsi : Ester P. Utami, Lilik Hanafiah, Amelia Wardhana, Anitha Pelealu, Felti Iroth, Suprapti Keintjem, Halim Pandari, Marcy Budiman, Treys Summarow, Tuty Rabang Payung, Amy Nainggolan, Conie Pangalila, Bentang, Lucia Simbolon, Altje Ilat, Rini Rumondor, Alce Kalalo, Fillen Sondakh, Ny.Liman Kalapadang, Masritomo
Sie Sekretariat & Multimedia : Y. Hendy Wilmatikta, Dwi Riyanto, Thomas Mariono, Rinjoto Daniel, Rendi Nayoan, Arberto Christian, Cassandra Polii, Michael Heydemans, Vira Cristina Jama, Erika Wahyunigtyas, Gunov Gapu, Ryan Keintjem, Hendy Tio, David Putra, Yan Sopa Heluwakan,
Pdt. Paulus Tampongangoy, Pdt. Styven Karamoy, Pdt. Steven Sumual, Pdt. Yohanes Simorangkir
Sie Dana : Jimmy Hariandja, Rooy Pentury, Mareyke Polii, Farry Muntu, Theodorus Sara, Ganda Tumang, Hartoyo, Joko Sinaga,
Sie Keamanan : Otniel Payung, Neskenny Agung, Albert Lesar,
Sie Dokumentasi : Kurnia Mugiarto, Jerry Onibala, Liman Kalapadang, Mecky Mandagi
Sie Perlengkapan/Dekorasi : Y. Mody Keintjem, Totok Sudarno, Sulistyo Suciono, Kenfie Raintung, Jonly Turangan, Suyadi, Jimmy Samalo, Rudy Laurent, Seventh Kabanga, Hesra Bunga, Kevin Alfrits Panjaitan, Jimmy Fernando Yules, Yehezkiel Limbong, Alfredo Keintjem, Gerry Jonathan
Sie Kesehatan : Dr. Peter Immanuel, Dr. Evi Sinaga, Dr. Rafles Simbolon, Dr. Riska Rawis, Yohana Sinaga Apt.
Sie Doa : Max Ilat, S.R. Nainggolan, Lenny Mulyanto

2.1.1 DESKRIPSI UMUM – TUGAS PANITIA MUSDA XIII GPDI KALTIM KALTARA
Ketua & Wakil : Memimpin dan Menjalankan mandat/tugas pelayanan yang dipercayakan Majelis Daerah GPdI KALTIM KALTARA guna menyukseskan Musyawarah Daerah XIII 2017 GPdI Kalimantan Timur & Utara.
Sekretaris : Membantu/mendukung Ketua & Wakil dalam urusan adiministrasi umum kepanitiaan.
Bendahara : Membantu/mendukung Ketua & Wakil dalam urusan adiministrasi keuangan kepanitiaan.

Sie Sekretariat :
1. Database Peserta & Peninjau
• Membangun/membuat database peserta/peninjau secara online, tersentralisasi, mudah diakses, mudah dimonitor dan mudah di update sampai pada hari pelaksanaan MUSDA XIII 2017.
• Database harus aman dan tidak mudah diakses oleh internal panitia yang tidak berkepentingan maupun pihak external (hacker).
• Membangun statistik data peserta untuk keperluan analisa team Panitia maupun team Majelis Daerah
• Sumber data berasal dari Majelis Daerah yang telah diverifikasi dan disetujui oleh Sekretaris Majelis Daerah dan Ketua Wilayah terkait.
• Melaporkan perkembangan data secara reguler kepada Ketua Panitia dan Majelis Daerah termasuk kendala yang dihadapi

2. Strategi pendaftaran peserta/peninjau
• Menyusun strategi pendaftaran ulang peserta yang paling mudah, sederhana dan optimal yang telah mempertimbangkan segala aspek yang mungkin terjadi dilapangan (perumusan dan penetapan strategi pendaftaran dilakukan bersama panitia inti dan Majelis Daerah).
• Membuat gambaran simulasi pendaftaran yang mudah dipahami oleh seluruh peserta, yang kemudian di sosialisasikan secara khusus ke Majelis Daerah dan kemudian secara luas melalui media website, email dan media sosial.

3. Souvenir MUSDA XIII 2017 GPdI KALTIM KALTARA
• Buku Panduan MUSDA XIII 2017: membuat desain, isi buku panduan, lembar pendukung (halaman komersial, kupon/tiket konsumsi, halaman Notes).
• Badge peserta MUSDA XIII 2017: membuat desain badge beserta data identifikasi peserta.
• Aksesories MUSDA XIII 2017: Desain Ballpoint & Tas multiguna MUSDA XIII 2017.
• Berkoordinasi dengan panitia inti dalam menentukan pihak ke-3 untuk mengerjakan souvenir MUSDA XIII 2017.
• Satu bulan sebelum hari H, seluruh souvenir telah tercetak dan tersedia/tersimpan di sekretariat panitia.

4. Notulensi MUSDA XIII 2017
• Mempersiapkan team kerja yang membantu pelaksanaan notulensi rapat-rapat MUSDA XIII 2017.
• Mendokumentasi notulensi MUSDA XIII 2017 secara tertulis maupun rekaman audio/video sesuai dengan kebutuhan rapat.
• Menentukan dan mengusulkan format notulensi yang baku dan seragam sesuai persetujuan Majelis Daerah.
• Mempersiapkan/mengadakan seluruh perangkat yang diperlukan untuk notulensi, seperti: Alat tulis menulis, Laptop, printer, mesin foto copy, media penyimpanan/perekaman dan segala sesuatunya yang berkaitan dengan notulensi
• Semua hasil notulensi harus disetujui dan diparaf oleh pemimpin rapat sebelum didokumentasikan, kemudian dilaporkan kepada team Majelis Daerah terkait dan arsip.
• Berkoordinasi dengan team teknis website untuk mempublikasikan hasil rapat yang perlu diketahui oleh seluruh peserta rapat.

5. Publikasi & Komunikasi
• Media cetak: desain backdrop panggung MUSDA XIII 2017, pembuatan spanduk, standing banner, leaflet (tata tertib), nama meja, permintaan cetak/printing segala keperluan panitia dan acara MUSDA XIII 2017
• Media website: memberikan dukungan maksimal bagi seluruh elemen panitia dan Majelis Daerah berkaitan dengan publikasi melalui website.
• Mempersiapkan/menugaskan anggotanya yang mempunyai skill/kompetensi yang baik/tepat untuk mengerjakan tugas-tugas publikasi tersebut diatas.
• Berperan sebagai sentral media komunikasi panitia – MD – peserta MUSDA XIII 2017 (HP: 08XX XXXX XXXX, email: [email protected], www.gpdirapak.com

6. Multimedia
• Mendukung team acara panitia dan Majelis Daerah yang memerlukan fasilitas multimedia (ibadah, rapat-rapat Majelis Daerah, informasi/pengumuman)
• Bekerjasama dengan Seksie Dokumentasi untuk relay video shooting ke perangkat display (TV, projector, laptop)
• Mempersiapkan dan menyediakan perangkat multimedia sesuai kebutuhan MUSDA XIII 2017 (berkoordinasi dengan panitia inti & Majelis Daerah).

7. Pemilihan Ketua MD periode 2017-2022
• Mengimplementasikan arahan Panitia inti dan Majelis Daerah berkaitan dengan acara pemilihan ketua MD
• Mempersiapkan perangkat, perlengkapan dan fasilitas yang diperlukan (bekerjasama dengan Seksie Perlengkapan) dalam acara pemilihan ketua MD
• Mempersiapkan media perhitungan suara pemilihan ketua MD secara manual maupun dengan fasilitas multimedia

8. RAB
• Mencatat semua kebutuhan (material, perangkat dan personel) untuk kelancaran operasional seksie sekretariat & Multimedia
• Menentukan budget anggaran yang diperlukan untuk pembiayaan dan pengadaan semua kebutuhan seksie sekretariat & Multimedia
• Melaporkan budget anggaran awal maupun revisi anggaran kepada Sekretaris panitia MUSDA XIII 2017.

Sie Akomodasi/Transportasi :
1. Akomodasi
• Melakukan survey lapangan untuk mengusulkan hotel-hotel yang layak bagi sarana akomodasi peserta dan peninjau MUSDA XIII 2017 (mempertimbangkan: kenyamanan, akses transportasi, kapasitas dan harga yang pantas).
• Melakukan lobby / komunikasi lebih detail dengan hotel terkait (yang telah disetujui dalam forum rapat panitia) guna memaksimalkan fasilitas hotel bagi peserta dan hal-hal teknis lainnya.
• Bekerjasama dengan Seksie Sekretariat dalam mengalokasikan akomodasi peserta/peninjau.
• Mempersiapkan akomodasi alternatif (sesuai arahan ketua Panitia dan Majelis Daerah).
• Bersama panitia inti melakukan follow-up ke hotel Platinum guna menfasilitasi acara MUSDA XIII 2017 dan akomodasi VIP.

2. Transportasi
• Menentukan jenis dan jumlah armada kendaraan yang diperlukan panitia, berdasarkan pada hasil alokasi akomodasi peserta dan peninjau MUSDA XIII 2017.
• Mengusulkan pihak ke-3 yang akan dikontrak untuk menyediakan armada transportasi kepada panitia inti, untuk diputuskan bersama dalam forum rapat panitia.
• Mempersiapkan armada transportasi alternatif (fasilitas antar jemput gratis dari hotel peserta, kendaraan team panitia yang dapat dimaksimalkan untuk transportasi peserta MUSDA XIII 2017).
• Mempersiapkan armada khusus untuk operasional panitia dan fasilitas antar jemput VIP.

3. RAB
• Mencatat semua kebutuhan (material, perangkat dan personel) untuk kelancaran operasional seksie Akomodasi dan Transportasi.
• Menentukan budget anggaran yang diperlukan untuk pembiayaan dan pengadaan semua kebutuhan seksie Akomodasi dan Transportasi.
• Melaporkan budget anggaran awal maupun revisi anggaran kepada Sekretaris panitia MUSDA XIII 2017.

Seksie Konsumsi :
1. Strategi Konsumsi
• Mempelajari jadwal acara MUSDA XIII 2017 dan menentukan tahapan distribusi konsumsi peserta sesuai hasil rapat panitia dan Majelis Daerah.
• Memperkirakan kuantitas konsumsi yang harus dipersiapkan sesuai jadwal acara MUSDA XIII 2017 dan jumlah peserta/peninjau MUSDA XIII 2017 (jumlah sebenarnya diperoleh pada hari H melalui team Sekretariat).
• Bersama team media cetak (Seksie Sekretariat & Multimedia) membuat desain kupon/tiket konsumsi peserta.
• Mengusulkan mekanisme distribusi konsumsi yang cepat, efektif dan efisien.
• Mencari dan mengusulkan pihak ke-3(catering) yang akan mengerjakan pengadaan konsumsi MUSDA XIII 2017
• Berkomunikasi dan bekerjasama dengan pihak hotel Platinum untuk penyimpanan sementara konsumsi peserta dan konsumsi VIP.
• Menyediakan konsumsi bagi peserta/peninjau pada hari pendaftaran ulang peserta disetiap hotel peserta.
• Mempersiapkan konsumsi di area alternatif akomodasi.
• Menyediakan konsumsi untuk semua aktifitas panitia berdasarkan persetujuan ketua panitia.
2. Menu
• Menentukan jenis menu pemilihan menu yang akan disajikan dan dikerjakan pihak ke-3.
• Menentukan menu VIP dan anggota panitia

3. RAB
• Mencatat semua kebutuhan (material, perangkat dan personel) untuk kelancaran operasional seksie Konsumsi.
• Menentukan budget anggaran yang diperlukan untuk pembiayaan dan pengadaan semua kebutuhan seksie Konsumsi
• Melaporkan budget anggaran awal maupun revisi anggaran kepada Sekretaris panitia MUSDA XIII 2017.

Seksie Perlengkapan :
1. Hotel Platinum
• Mengiterpretasi dan mengimplementasikan kebutuhan semua perlengkapan pendukung acara MUSDA XIII 2017 (layout ruang sidang, tata letak meja-kursi).
• Mengusulkan perangkat dan peralatan yang memerlukan jasa rental pihak ke-3 untuk diputuskan dalam forum rapat panitia.
• Melakukan follow-up terhadap hasil keputusan panitia berkaitan dengan rental peralatan ke pihak ke-3
• Membantu Seksie Acara dan Seksie Musik berkaitan dengan kebutuhan perlengkapan dalam latihan-latihan, pembukaan acara dan ibadah MUSDA XIII 2017.
• Membantu Majelis Daerah dalam setiap acara sidang maupun rapat-rapat yang ada bila memerlukan pengaturan areal/kelompok.
• Membantu Seksie Sekretariat dan Multimedia dalam instalasi dan kebutuhan perangkat pendukung serta dalam acara pemilihan ketua MD.

2. Akomodasi Konsumsi
• Membantu mempersiapkan perlengkapan di area akomodasi alternatif sesuai hasil rapat panitia
• Membantu Seksie konsumsi dalam mempersiapkan areal konsumsi di hotel platinum dan kebersihan ruangan sidang

3. Dekorasi
• Mendekorasi ball room / hall tempat acara MUSDA XIII 2017 sesuai kebutuhan acara.
• Berkomunikasi dengan pihak hotel untuk mendapatkan informasi batasan dekorasi yang direkomendasikan pihak hotel

4. RAB
• Mencatat semua kebutuhan (material, perangkat dan personel) untuk kelancaran operasional seksie Perlengkapan dan Dekorasi.
• Menentukan budget anggaran yang diperlukan untuk pembiayaan dan pengadaan semua kebutuhan seksie Perlengkapan dan DekorasI.
• Melaporkan budget anggaran awal maupun revisi anggaran kepada Sekretaris panitia MUSDA XIII 2017.

Seksie Acara :
1. Hotel Platinum
• Mempersiapkan acara opening ceremony MUSDA XIII 2017 (poin-poin utama acara berkoordinasi dengan Majelis Daerah)
• Mempersiapkan acara ibadah pembukaan MUSDA XIII 2017
• Siap membantu Majelis Daerah bila diperlukan dalam acara-acara MUSDA XIII 2017
• Menentukan dan menyusun personel yang diperlukan berkaitan dengan acara opening Ceremony dan Ibadah pembukaan
• Berkoordinasi dengan Seksi Perlengkapan untuk semua kebutuhan perangkat dan perlengkapan acara maupun gladi bersih.
2. Persiapan Acara (Latihan)
• Menyusun program dan mengadakan latihan latihan yang diperlukan untuk Acara MUSDA XIII 2017
• Berkoordinasi dengan Seksie Musik dan Seksie Konsumsi untuk setiap latihan yang diadakan

3. RAB
• Mencatat semua kebutuhan (material, perangkat dan personel) untuk kelancaran operasional seksie Acara
• Menentukan budget anggaran yang diperlukan untuk pembiayaan dan pengadaan semua kebutuhan seksie Acara
• Melaporkan budget anggaran awal maupun revisi anggaran kepada Sekretaris panitia MUSDA XIII 2017.

Seksie Musik :
1. Acara/Ibadah MUSDA XIII 2017
• Membantu Seksie Acara dalam hal dukungan team musik dari tahapan latihan maupun acara MUSDA XIII 2017.
• Mengikuti arahan Majelis Daerah bila diperlukan dalam ibadah-ibadah selama MUSDA XIII 2017
• Mempersiapkan personel team musik yang siap setiap saat bila diperlukan oleh Majelis Daerah
• Berkoordinasi dengan Seksie Perlengkapan dan Panitia Inti bila memerlukan rental peralatan.

2. RAB
• Mencatat semua kebutuhan (material, perangkat dan personel) untuk kelancaran operasional seksie Musik
• Menentukan budget anggaran yang diperlukan untuk pembiayaan dan pengadaan semua kebutuhan seksie Musik
• Melaporkan budget anggaran awal maupun revisi anggaran kepada Sekretaris panitia MUSDA XIII 2017.

Seksie Dokumentasi :
1. Hotel Platinum
• Mendokumentasikan seluruh acara MUSDA XIII 2017 (photography, video recording)
• Mengusulkan jasa pihak ke-3 yang mengerjakan semua proses dokumentasi
• Mengawasi dan mengatur penanganan hasil dokumentasi MUSDA XIII 2017
• Mempersiapkan serah terima hasil dokumentasi MUSDA XIII 2017 sesuai arahan Ketua Panitia
• Berkoordinasi dengan Seksie Sekretariat & Multimedia untuk relay video shooting ke projector
• Berkoordinasi dengan Seksie Acara untuk acara khusus dokumentasi di acara Opening Ceremony
• Berkoordinasi dengan Majelis Daerah untuk acara khusus dokumentasi di sidang/rapat MUSDA XIII 2017

2. RAB
• Mencatat semua kebutuhan (material, perangkat dan personel) untuk kelancaran operasional seksie Dokumentasi
• Menentukan budget anggaran yang diperlukan untuk pembiayaan dan pengadaan semua kebutuhan seksie Dokumetasi
• Melaporkan budget anggaran awal maupun revisi anggaran kepada Sekretaris panitia MUSDA XIII 2017.

Seksie Keamanan :
1. Pengamanan& Keamanan
• Menyampaikan surat pemberitahuan acara kegiatan MUSDA XIII 2017 kepihak kepolisian
• Berkoodinasi dengan pihak kepolisian dalam pengaturan lalu litas di area hotel platinum
• Menentukan jalur alternatif transportasi untuk menghindari kemacetan di areal hotel platinum
• Memastikan kemanan kendaraaan pribadi peserta (di setiap hotel), berkoordinasi dengan pihal hotel dan Seksie Akomodasi/Transportasi
• Menjaga kondusifitas acara MUSDA XIII 2017 di luar maupun di dalam ruang sidang/acara (Hotel Platinum)
• Menindak lanjuti isu kemanan dengan pihak kepolisian bila diperlukan (setelah berkoordinasi dengan Majelis Daerah)
• Memperhatikan kemanan/pengamanan di areal akomodasi alternatif.

2. RAB
• Mencatat semua kebutuhan (material, perangkat dan personel) untuk kelancaran operasional seksie Keamanan
• Menentukan budget anggaran yang diperlukan untuk pembiayaan dan pengadaan semua kebutuhan seksie Kemanan
• Melaporkan budget anggaran awal maupun revisi anggaran kepada Sekretaris panitia MUSDA XIII 2017.

Seksie Kesehatan :
1. Hotel Platinum
• Berkoordinasi dengan Seksie Akomodasi untuk mempersiapkan satu ruangan/kamar khusus sebagai prasarana periksa peserta/peninjau yang memerlukan pemeriksaan kesehatan.
• Mempersiapkan dan mengadakan obat-obatan untuk kategori sakit ringan.
• Mengusulkan dan memastikan Rumah Sakit rujukan untuk pengobatan tingkat lanjut.
• Berkoordinasi dengan Majelis Daerah untuk menentukan tanggungjawab panitia dalam pembiayaan dan penanganan sakit yang harus di rujuk ke Rumah Sakit.
• Menyusun team pelaksana lapangan (dokter / perawat medis) selama MUSDA XIII 2017.
• Membuat catatan pasien dan dilaporkan setiap hari kepada Panitia dan Majelis Daerah selama MUSDA XIII 2017

2. RAB
• Mencatat semua kebutuhan (material, perangkat dan personel) untuk kelancaran operasional seksie Kesehatan
• Menentukan budget anggaran yang diperlukan untuk pembiayaan dan pengadaan semua kebutuhan seksie Kesehatan
• Melaporkan budget anggaran awal maupun revisi anggaran kepada Sekretaris panitia MUSDA XIII 2017.

Seksie Dana :
1. Program Penggalangan Dana
• Menyusun program-program jangka pendek dan panjang guna mengumpulkan dana untuk pembiayaan MUSDA XIII 2017
• Melaksanakan program yang telah disusun sesuai dengan kerangka kerja dan waktu yang diharapkan
• Bekerjasama dengan Bendahara Panitia untuk penyimpanan dan kolektifitas dana terkumpul
• Membuat proposal permohonan bantuan dana ke pihak internal maupun eksternal
• Memaksimalkan pemasaran halaman komersial buku panduan MUSDA XIII 2017.

2. RAB
• Mencatat semua kebutuhan (material, perangkat dan personel) untuk kelancaran operasional seksie DANA
• Menentukan budget anggaran yang diperlukan untuk pembiayaan dan pengadaan semua kebutuhan seksie DANA
• Melaporkan budget anggaran awal maupun revisi anggaran kepada Sekretaris panitia MUSDA XIII 2017.

Seksie DOA :
1. Program DOA Panitia
• Menyusun pokok-pokok doa untuk acara MUSDA XIII 2017
• Membuat program doa dan puasa panitia MUSDA XIII 2017

2. RAB
• Mencatat semua kebutuhan (material, perangkat dan personel) untuk kelancaran operasional seksie DOA
• Menentukan budget anggaran yang diperlukan untuk pembiayaan dan pengadaan semua kebutuhan seksie DOA
• Melaporkan budget anggaran awal maupun revisi anggaran kepada Sekretaris panitia MUSDA XIII 2017.

 

2.1.2        LOGO PANITIA MUSDA XIII GPdI KALTIM  KALTARA

Sebagai pencerminan sebuah Kepanitiaan yang khusus dibentuk untuk melaksanakan MUSDA XIII maka, panitia membuat sebuah logo yang mempunyai arti/makna sebagai berikut:

·         7 orang sekeliling logo GPdI, bersatu & saling menopang. Angka 7 adalah lambang kesempurnaan yang mencerminkan kesatuan anggota panitia dalam pelayanan MUSDA XIII 2017 (Kolose 3:23-24)

·         7 orang dengan warna berbeda tersebut menggambarkan bahwa setiap anggota panitia MUSDA memiliki talenta/tanggungjawab masing-masing untuk mengerjakan berbagai macam tugas pelayanan yang ada didalam tubuh kepanitiaan.

·         Logo GPdI (tengah) adalah sentral / tujuan / tugas pelayanan panitia MUSDA XIII 2017 yang dipersembahkan untuk kemuliaan Tuhan Yesus Kristus.

·         Tulisan disebelah kanan logo adalah: Tema/Program per 5 tahunan Majelis Daerah GPdI KALTIM-KALTARA tahun 2017 yaitu, Musyawarah Daerah.

 

2.1.3        EVOLUSI – PANITIA MUSDA XIII GPdI KALTIM  KALTARA

Seiring dengan berjalannya waktu, analisa kebutuhan sumber daya manusia, pemilihan/penetapan metodologi  kerja dan pemahaman situasi, serta fakta dilapangan telah mendorong panitia pelaksana untuk beradaptasi dan mengembangkan fungsi-fungsi Kepanitiaan lebih terperinci. Evolusi dalam tubuh Kepanitiaan tersebut tercermin dengan dibentuknya: Sekretariat Panitia Wilayah (SPW) dan Koordinator Lapangan (KORLAP).

2.1.3.1         SEKRETARIAT PANITIA WILAYAH (SPW)

SPW adalah satuan kerja khusus dibawah komando panitia inti yang menangani: persiapan data-data peserta, konsolidasi dan koordinasi panitia-MD-MW terhadap calon-calon peserta yang akan hadir diacara MUSDA XIII.

Belajar dari pengalaman beberapa kegiatan kepanitiaan seperti MUSDA 2007, KSP, SARASEHAN WANITA dan HUT 90 GPdI yang telah sukses dikerjakan oleh jemaat GPdI Rapak, panitia MUSDA XIII 2017 melihat banyak hal yang perlu ditingkatkan dan disempurnakan. Oleh karenanya Panitia berusaha merancang/merumuskan/mengusulkan sebuah mekanisme pelayanan kepanitiaan yang menitikberatkan pada komunikasi/koordinasi dua arah antara Panitia dan Peserta yang lebih efektif, efisien, tepat sasaran dan sederhana.

Sebagai contoh sederhana dari kegiatan kepanitiaan terdahulu, proses administrasi peserta dan teknis penanganan peserta kurang efisien dan memerlukan proses administrasi yang memakan waktu seperti mekanisme daftar ulang, antar-jemput dari lokasi daftar ulang ke tempat akomodasi peserta. Mekanisme tersebut tersebut memerlukan banyak personel panitia (sekretariat, akomodasi, konsumsi, pengamanan, area daftar ulang yang luas, dll), kemudian peserta masih harus melakukan proses check-in hotel yang harus mengantri. Disisi yang lain, monitoring keberadaan peserta oleh panitia sangat sulit dilakukan sehingga alokasi peserta dan peninjau bercampur baur antara peserta single dengan peserta yang membawa peninjau (pasangan) hal ini disebabkan karena waktu kedatangan peserta yang bergelombang (tidak dalam waktu yang bersamaan) dan mekanisme daftar ulang. Kondisi perasaan stress yang dirasakan tidak hanya dialami oleh peserta termasuk juga panitia karena proses admnistrasi yang lama tersebut.

Untuk memperbaiki proses administrasi dan mencapai tujuan lebih efektif, efisien, tepat sasaran dan sederhana tersebut, panitia MUSDA XIII 2017 memandang perlu dilibatkannya unsur-unsur Majelis Daerah dan Majelis Wilayah dalam membangun komunikasi dan koordinasi dua arah yang sederhana tapi maksimal, sehingga data-data yang diperlukan panitia, sosialisasi kepesertaan dan informasi dasar/penting dapat diterima dan dimengerti setiap peserta lebih awal sebelum hari pelaksanaan MUSDA. Bila hal ini dapat diwujudkan, niscaya pemberian fasilitas peserta dan pelayanan panitia menjadi lebih baik.

MEKANISME ADMINISTRASI PESERTA

Metode yang diusulkan adalah pemberdayaan secara maksimal fungsi dari Majelis Wilayah (MW) dan Sekretariat Panitia Wilayah (SPW) sejak awal dalam mempersiapkan administrasi peserta MUSDA seperti di gambarkan pada bagan struktur dihalaman selanjutnya.

Pada bagan struktur tersebut terdapat 4 elemen utama (bawah ke atas) yaitu:

> Peserta MUSDA,

> Majelis Wilayah (MW),

> Sekretariat Panitia Wilayah (SPW), dan

> Board-committee (Panitia Inti + MD)

Mekanisme yang dibangun seperti tampak pada alur komunikasi 2 arah, dimana Board-committee adalah kunci kebijakan dan program kepanitiaan yang akan selalu mengkomunikasikan semua hal berkaitan dengan pelaksanaan teknis MUSDA kepada team Sekretariat yang selanjutnya akan meneruskannya kepada Majelis Wilayah. Dengan mekanisme tersebut peran Sekretariat Panitia Wilayah dan Majelis Wilayah menjadi sangat krusial dimana pemahaman administrasi kepesertaan wajib mereka kuasai dan harus sejalan.

Merupakan tugas Majelis Wilayah untuk melakukan sosialisasi administrasi kepesertaan kepada seluruh calon peserta MUSDA XIII 2017 maka, semua informasi peserta (data maupun keberadaan/kondisi peserta) yang diperlukan panitia menjadi tugas Majelis Wilayah untuk melakukan kolektifitas data dari setiap calon peserta dan kemudian disampaikan/dikirimkan kepada Sekretariat Panitia Wilayah yang menjadi kontak penghubungnya ke Panitia MUSDA XIII 2017, dan selanjutnya SPW meneruskan data tersebut  kepada Board-committee.

Alasan dasar diberdayakannya peran Majelis Wilayah pada MUSDA XIII 2017 kali ini adalah terbatasnya pengetahuan panitia MUSDA XIII 2017 terhadap calon peserta MUSDA XIII 2017. Oleh karena itu peran Majelis Wilayah akan sangat membantu proses pendaftaran peserta dimana calon peserta akan dengan mudah dikoordinasikan (sudah mengenal dan dikenal).

Board-committee terdiri panitia inti MUSDA (termasuk seksie terkait) dan Majelis Daerah.  Untuk situasi tertentu, Majelis Daerah yang akan melakukan koordinasi dan konsolidasi langsung dengan wilayah terkait bila ditemukan kendala teknis/non-teknis diluar kemampuan/wewenang panitia MUSDA. Dengan metode dan mekanisme diatas, diharapkan, proses administrasi peserta selesai sebelum hari pelaksanaan Musyawarah Daerah sehingga, peserta dan acara Musyawarah Daerah lebih sukses.

KERANGKA KOORDINASI DAN KOMUNIKASI

1. SEKRETARIAT PANITIA WILAYAH (SPW)

Petugas SPW yang ditetapkan oleh Board-committee untuk melayani proses pendaftaran pada Wilayah-wilayah Pelayanan yang ditetapkan baginya, hanya melakukan koordinasi/komunikasi dengan MW (sedapat mungkin untuk mengarahkan peserta berkomunikasi dengan MW terkait administrasi MUSDA dan kepesertaan).

SPW Selalu berinisiatif melakukan komunikasi dan koordinasi dengan MW yang menjadi tanggung jawabnya.

Melaporkan hasil koordinasi/komunikasi kepada Board-committee, dalam hal ini adalah Panitia Inti MUSDA.

SPW Melakukan sosialisasi kepesertaan kepada MW dan menjadi sarana jembatan komunikasi tunggal antara panitia MUSDA (seksie terkait) dan MW terkait kebutuhan data-data peserta.

SPW memastikan bahwa informasi yang disampaikan ke… atau diterima dari MW adalah resmi/benar dan bertanggungjawab.

SPW memastikan proses administrasi peserta yang dikerjakan oleh seksie terkait telah sesuai dengan kebutuhan peserta dan kebijakkan Board-committee.

SPW memastikan bahwa seluruh program MUSDA dan data-data kepesertaan tersampaikan dan tersedia sesuai jadwal kerja yang telah ditetapkan oleh Board-committee.

2. MAJELIS WILAYAH (MW)

MW adalah anggota MW atau perwakilan MW yang ditetapkan oleh internal MW terkait untuk mewakili Wilayahnya sehubungan dengan acara MUSDA, hanya dapat melakukan koordinasi/komunikasi dengan SPW yang telah ditetapkan bagi wilayahnya.

MW selalu berinisiatif melakukan komunikasi dan koordinasi dengan SPW yang menjadi kontak penghubungnya kepada panitia MUSDA XIII 2017.

MW segera mungkin menyampaikan hasil koordinasi/komunikasi kepada calon peserta MUSDA yang berada dalam naungan Majelis Wilayahnya.

MW melakukan sosialisasi kepesertaan kepada anggota dalam naungan Majelis Wilayahnya dan menjadi sarana jembatan komunikasi tunggal antara peserta MUSDA dan SPW terkait kebutuhan data-data peserta.

MW memastikan bahwa informasi yang disampaikan ke… atau diterima dari SPW adalah resmi/benar dan bertanggungjawab.

MW memastikan proses administrasi peserta yang dikerjakannya telah sesuai dengan kebutuhan panitia MUSDA.

MW memastikan bahwa seluruh program MUSDA dan data-data kepesertaan tersampaikan dan tersedia sesuai jadwal kerja yang telah ditetapkan oleh SP.

MW bertanggungjawa untuk memimpin dan mengawal calon peserta dalam naungan Majelis Wilayahnya dari daerah asal sampai ke Balikpapan (MUSDA), proses check-in dan check-out hotel (sesuai prosesdur panitia) dan pulang kembali ke daerah asal.

TUGAS-TUGAS POKOK SPW DAN MW
No SEKRETARIAT PANITIA WILAYAH MAJELIS WILAYAH
1 Sosialisasi Teknis Kepesertaan MUSDA Melakukan Pendaftaran Peserta
2 Meneruskan Daftar dan Data Peserta ke Seksie Panitia terkait Mengumpulkan data peserta & copy KTP, mengirimkannya ke SPW
3 Mengirimkan informasi administrasi peserta (Alamat Hotel, Informasi Kamar, Jadwal check-in, dll) kepada MW Menginformasikan secara lengkap hal-hal teknis berkaitan akomodasi hotel kepada setiap peserta MUSDA sesuai data yang diperoleh dari SPW
4 Mendampingi MW berkaitan dengan proses administrasi / check-in kepesertaan di Balikpapan Memimpin dan mengarahkan peserta MUSDA selama proses kepesertaan hingga selesai.
5 Memastikan prasarana dan fasilitas peserta MUSDA tersedia dengan lengkap dan baik (berkoordinasi dengan Seksie terkait) Memastikan kebutuhan anggota nya tersampaikan dengan jelas kepada SPW
6 Mengawal proses check-out hotel Memimping proses check-out peserta

Catatan: Tugas-tugas diatas masih akan terus diperjelas dan dilengkapi. Hal-hal yang tidak tersebut dalam Tugas-tugas pokok diatas akan ditangani oleh Board-committee, yaitu Majelis Daerah dan Ketua Panitia MUSDA XIII 2017.

KELEBIHAN MEKANISME ADMINISTRASI PESERTA

Seperti telah di jelaskan diatas adalah:

Bagi PESERTA

Mendapatkan informasi yang lengkap dan jelas sebelum keberangkatan menuju Balikpapan, seperti:

Nama dan alamat Hotel yang menjadi tempat akomodasinya selama acara MUSDA.

Informasi waktu check-in Hotel yang pasti dan tepat

Nomor Kamar hotel yang akan ditempati (bila memungkinkan)

Konsumsi dan Perlengkapan Kepesertaan (buku panduan, aksesoris MUSDA) sudah tersedia dalam ruangan kamar hotel peserta (bila memungkinkan)

Tidak menjadi beban bagi gereja lokal (Balikpapan) karena kepastian akomodasi yang akan diterima oleh setiap peserta MUSDA XIII 2017.

Dengan informasi yang jelas tersebut diharapkan peserta tidak lagi melalui poses administrasi kepesertaan yang lama bahkan sebaliknya bila peserta datang ke Hotel penginapannya tepat waktu maka, akan mempunyai waktu istirahat yang cukup sebelum menghadiri acara MUSDA XIII 2017

Bagi PANITIA

Tersedianya informasi dan kepastian jumlah peserta didukung dengan data-data peserta yang lengkap dan sosialisasi kepesertaan yang sampai ke level individu peserta, maka:

Kepastian kehadiran peserta dalam MUSDA XIII 2017

Kepastian jumlah akomodasi dan pengaturan penghuni kamar lebih baik

Kepastian pengikatan kontrak jumlah akomodasi dengan pihak Hotel

Kepastian jumlah pengadaan perangkat peserta MUSDA XIII 2017

Kepastian jumlah konsumsi yang harus dipersipkan pada hari kedatangan peserta

Kepastian jumlah armada transportasi dan pengatura pengangkutan yang diperlukan disesuaikan dengan populasi peserta disetiap hotel

BAGAN ALUR ADMINISTRASI PESERTA

DAFTAR NAMA PETUGAS SEKRETARIAT PANITIA WILAYAH

Tahun 2017 terdapat 30 wilayah pelayanan GPdI KALTIM  KALTARA  maka, ditetapkanlah 10 orang petugas SPW untuk menangani pendataan dan pendaftaran peserta MUSDA XIII (3 wilayah per orang) sebagai berikut:

  1. Ronny Budiman                 (Paser 1, Paser 2 & Paser 3)
  2. Y. Hendy Wilmatikta (PPU, Balikpapan & Samboja)
  3. Dwi Riyanto (Samarinda, Tenggarong & Tenggarong Seberang)
  4. Herry Wardhana (Belayan, Loa Jalu & Kota Bangun)
  5. Victor Kalalo (Watelkong, Berau, & Melak-Sekolaq Darat)
  6. Kurnia Mugiarto (Bobayu, Sangatta & Mahakam Utara)
  7. Inneke Sudharno (Bentian Besar, Damai & Jempang Bongan)
  8. Vivi Sondakh (Linggang Bigung, Barong Tongkok & Jelau)
  9. Rooy Pentury (Mook Mannar Bulatn, Nyuatan & Mahakam Hulu)
  10. Sulistyo (Bulungan, Tarakan, Malinau, Nunukan & Tana Tidung)

1.1.1.1         KOORDINATOR LAPANGAN (KORLAP)

KORLAP adalah satuan kerja khusus berikutnya yang dibentuk panitia terkait situasi geografis akomodasi penginapan peserta yang tersebar di beberapa hotel. Adapun garis besar tujuan pembentukkan KORLAP adalah sebagai berikut:

  1. Kepanjangan tangan Ketua Panitia terkait management peserta disetiap hotel MUSDA
  2. Sebagai orang pertama yang mewakili panitia dan akan selalu berhubungan dengan para peserta dan pihak management hotel MUSDA
  3. Sebagai orang pertama yang berkomunikasi dengan Majelis Wilayah terkait koordinasi dan alokasi akomodasi peserta MUSDA: sebelum hari pelaksanaan maupun dihari pelaksanaan MUSDA
  4. Memimpin dan melakukan supervisi terhadap semua anggota panitia yang ditugaskan untuk membantunya selama acara MUSDA XIII
  5. Memudahkan Majelis Daerah dan Ketua Panitia dalam pengambilan keputusan terkait peserta, dan keputusan tersebut dapat langsung di implementasikan melalui fungsi KORLAP.

Koordinator lapangan Panitia MUSDA XIII terdiri dari:

  1. Hotel Platinum                 : Ronny Budiman
  2. Hotel Neo                 : Y. Hendy Wilmatikta
  3. Hotel Blue Sky                 : Victor Kalalo
  4. Hotel Sagita                 : Rooy Pentury
  5. Hotel Benakutai                 : Hotman Simanungkalit
  6. Hotel Whiz Prime                 : Sulistyo
  7. Sekolah Alkitab Balikpapan : Roy Keintjem

Deskripsi Tugas KORLAP adalah sebagai berikut:

  1. Berkoordinasi dengan Panitia Inti Musda mengenai persiapan Alokasi Kamar Hotel / Bus Angkutan / Perlengkapan yang akan dibagikan ke peserta Musda./Formulir Pendaftaran dan Sarana pendukung lainnya.
  1. Menginformasikan Nama/alamat Hotel menginap peserta dan hal-hal lain yg berhubungan dgn proses Registrasi ulang dan komunikasi intensif dgn masing-masing Majelis Wilayah.
  1. Mengkoordinir tugas dan kesiapan anggota tim Sie. Sekretariat/ Akomodasi- Transportasi/ Konsumsi di Hotel yg telah ditentukan.
  1. TUGAS Hari “H1” meliputi :

Tim Sie Sekretariat:

  1. Melaksanakan proses Registrasi ulang peserta/peninjau sesuai form Pendaftaran Musda dari MW
  2. Menerima biaya pendaftaran Peninjau.
  3. Membagikan Badge, Buku Panduan, Tas Musda, Starter Kit, Kupon makan dan Tatatertib Hotel.

Tim Sie Akomodasi:

  1. Mengatur proses check in peserta dan kesiapan kamar hotel.
  2. Mengarahkan penempatan kamar berkoordinasi dengan reception Hotel.
  3. Mengatur kesiapanTransportasi peserta ke/dari Hotel Platinum (Tempat acara MUSDA)

Tim Sie Konsumsi:

  1. Menyiapkan Lunch Box utk dibagikan ke peserta Musda saat pendaftaran.
  2. Menyiapkan Konsumsi untuk Panitia yg bertugas di Hotel.
  1. TUGAS Hari “H2”

Monitor kesiapan Bus di depan hotel dgn sie Transportasi, dan mengatur proses pengangkutan peserta ke Hotel Platinum dan pada saat Kembali ke hotel2 masing-masing.

  1. TUGAS Hari “H3”

Monitor proses Chek-Out Peserta dan koordinasi dengan pihak Hotel (pengembalian kunci kamar / Pengecekan kelengkapan fasilitas Kamar hotel), Mengatur proses pengangkutan Peserta/Tas/Bagasi ke Hotel Platinum dengan Bus, Mengarahkan tempat dan proses Penitipan Tas di hotel Platinum.

Dalam melaksanakan tugasnya, Koordinator Lapangan dipandu dengan SOP (Standar Operasional Pelayanan) Registrasi Peserta MUSDA sebagai berikut:

  1. Peserta/Peninjau melalui Ketua Majelis Wilayah (MW) atau wakilnya. Mendaftar ke meja panitia yang telah disiapkan pada masing-masing Hotel sesuai yang telah ditentukan Panitia.
  2. Petugas Registrasi mencocokan/konfirmasi ulang Data Wilayah nama Peserta/ Peninjau yang mendaftar dengan Data yang telah tercantum pada formulir Panitia. Dengan Ketua MW atau yg ditunjuk. Peserta yang tidak ada dalam data Panitia akan DITOLAK (bila ada keberatan/komplain koordinasikan dgn MD)
  3. Petugas Registrasi mendata jumlah & umur anak dan mengisi datanya pada formulir panitia. Bila peserta MEMBAWA ANAK

(*) memberitahukan peserta bahwa sesuai ketentuan MD seharusnya tidak boleh membawa anak

(**) konsekuensi nya, sarapan pagi anak di hotel hanya bisa untuk 1 org anak (berumur maximal 5 tahun)

  1. Petugas Registrasi mendata peserta. Bila ada yang membawa MOBIL ditanyakan apakah akan menggunakan Mobil sendiri pergi-pulang ke Hotel Platinum/Tempat Acara Musda atau ikut Bus Panitia. Data ini hanya untuk peserta yg menginap di Hotel NON Platinum.
  2. Petugas Registrasi meminta pembayaran kolektif melalui Ketua MW dan “Biaya pendaftaran PENINJAU yg hadir @ Rp.50.000,-/orang. (UTUSAN tidak dikenakan biaya registrasi) dan membuatkan kwitansi dari Panitia rangkap dua (bila ada yg via transfer dimintakan bukti transfernya). Menyetorkan uang pendaftaran pada Bendahara Panitia.
  3. Petugas Registrasi Mengisi NOMER Kamar Hotel yg telah tersedia dan dialokasikan sesuai data masing2 peserta yg telah hadir pada Formulir Registrasi Panitia.

(*) Untuk peserta JOIN Room harap perhatikan jenis kelamin yang sama pada satu kamar dan upayakan kamar jenis Twin Bed

  1. Petugas Registrasi memberikan/ menyerahkan: Kunci Kamar Hotel/ Badge Utusan & Peninjau/Kupon Konsumsi/STARTER KIT Musda yang berisi: Tas Musda/Buku Panduan/Pulpen/Notes (hanya diberikan pada UTUSAN sedangkan Peninjau tidak dapat) dan Tata Tertib Kamar Hotel. Peserta yg telah menerima, diminta untuk TANDA TANGAN pada kolom (paraf kit musda) di Formulir Registrasi.
  2. Petugas Registrasi memberikan KUPON Makan Siang pada peserta untuk diambil di KONTER KONSUMSI panitia di hotel. Petugas konsumsi mengambil Kupon dan menyerahkan Lunch Box dan mengingatkan peserta Tidak makan diarea Lobby Hotel & memasukan sisa kotak makan pada plastik dan membuang ditempat sampah yg tersedia.
  3. Petugas Akomodasi mengarahkan Peserta untuk menuju ke Kamar Hotel masing-masing untuk istirahat/persiapan dan mengingatkan JAM PENJEMPUTAN BUS ke Acara Pembukaan.
  4. Petugas Registrasi dan Korlap harus tetap ada yang standbye di meja pendaftaran SAMPAI SEMUA PESERTA yang tercantum pada DATA Panitia di Hotel tersebut telah datang & mendaftar semua. BILA ADA PESERTA yang datang terlambat dikoordinasikan dengan yang bersangkutan terkait tempat serah terima Kit Musda/Kunci kamar dan lain-lain.
  5. Petugas Registrasi/Akomodasi/Konsumsi pada Hotel tersebut selalu berkoordinasi dengan Korlap Hotel bila menghadapi masalah/kendala.
  6. Petugas Korlap yang akan ikut mengisi acara pembukaan Musda di hotel Platinum diizinkan meninggalkan hotel pada jam 14.00 (Korlap akan mengatur petugas pengganti).
  7. Petugas Registrasi setelah semua peserta selesai mendaftar, data yang telah dicatat/ditanda tangani pada Formulir Registrasi dikembalikan kepada Sekretariat untuk pendataan kehadiran peserta.

1.1.2          SUSUNAN KELOMPOK KERJA PANITIA PER HOTEL

HOTEL KORLAP SEKRETARIAT KONSUMSI AKOMODASI & TRANSPORTASI
PLATINUM Ronny Budiman Anugerah, Cassie Polii, Hendy Thio, Margaret Vira, Rency W, Erika, Marcelo Riyanto, Ivan Budiman, Vrili Kalalo, Nova Lesar, Deo Hanafi, Vivi Sondakh. Felty Iroth, Bentang, Ny.Ganda Tumang, Margouw, Erna Muntu, Marike Polii Jack Sawisran, Robbie Pelealu, Ganda Tumang, Nonki

 

BLUESKY Victor Kalalo Melky Awuy, Sarah Awuy, Multi Lumembang Altje Roring, Rini Rumondor Elyanus Tomasoa, Daniel Kalumata
BENAKUTAI Hotman Simanungkalit Thomas Maryono, Michael Yonathan, Ryan Keintjem Hana Kartika, Conny Pangalila, Filen Sondakh Jerry Onibala
SAGITA Rooy Pentury Rendy Nayoan, Michael Heydemans, Fienz Pentury Nawang Pandari, Ny.Halim, Ny.Masritomo Pandari
NEO Hendy Wilmatikta Yan Sopa Heluwakan, Treys Sumarauw Sriyanti Mody Lumentak, Eddy Purba
WHIZPRIME Sulistyo S.R.Naingollan, Gloria Nainggolan, Rosma Sinaga Anita Pelealu, Tuty Payung Jimmy Hariandja
SEKOLAH ALKITAB BALIKPAPAN Roy Keintjem Hartoyo

Catatan:

Beberapa anggota KORLAP tersebut diatas adalah anggota jemaat GPdI Rapak yang sebelumnya tidak termasuk dalam kepanitiaan MUSDA XIII. Anggota jemaat tersebut direkrut/diperbantukkan dalam kepanitiaan dikarenakan kebutuhan banyak tenaga panitia untuk melayani registrasi peserta di setiap hotel disamping itu juga beberapa anggota panitia resmi kurang aktif / tidak berpartisipasi / tidak berada di tempat ketika acara MUSDA XIII berlangsung.

1.1.3          DAFTAR LENGKAP PERSONEL TEAM KERJA PANITIA MUSDA XIII (HARI H)

1.1.4          KEGIATAN RAPAT PANITIA MUSDA

Dalam mempersiapkan Musyawarah Daerah XIII GPdI KALTIM  KALTARA, panitia secara intensif dan berkelanjutan melakukan pertemuan dan rapat-rapat panitia baik dengan berkumpul pada waktu-waktu tertentu, juga, secara on-line melalui sosial media Whatsapp yang cukup banyak membantu proses koordinasi dan pengambilan keputusan. Rapat-rapat panitia tersebut tebagi dalam 5 jenis, yaitu:

  1. Rapat Umum Panitia
  • Pertemuan rutin seluruh anggota panitia yang bersifat mensosialisasikan rencana program kerja panitia, keputusan-keputusan penting yang telah ditetapkan dan mendengarkan saran/masukkan dari seluruh anggota panitia terkait program kerja panitia.
  • Terdapat 5 kali rapat umum yang dilakukan panitia, yaitu:

o   20 Maret 2016         à Rapat perdana dan data Janji Iman anggota Panitia

o   15 January 2017      à Pematangan rencana kerja Sie. Dana dan acara MUSDA

o   09 April 2017             à Sosialisasi hasil Audiensi dan Program Sie. Dana

o   21 May 2017             à Sosialisasi hasil Audiensi & Program Starter Kit MUSDA

o   02 July 2017              à Sosialisasi program kerja MUSDA untuk hari H

  1. Rapat Koordinasi Panitia terbatas
  2. Pertemuan terbatas panitia yang hanya di hadiri oleh panitia inti dan koordinator seksie panitia dengan inti pembahasan yaitu: menggali/membahas lebih dalam setiap program kerja per seksie panitia dan mengambil keputusan strategis sehingga program-program yang direncanakan dapat dikerjakan dan terjadwal dengan baik.
  3. Terdapat +/- 7 kali rapat koordinasi terbatas yang dilakukan panitia diantaranya:

o   17 July 2016              à Perencanaan Program Sie Dana dan Acara MUSDA

o   05 January 2017      à Evaluasi data peserta dari MD, penyusunan Budget, SPW

o   February 2017         à Persiapan Audiensi dengan MD

o   17 May 2017             à Sosialisasi hasil Audiensi MD dan persiapan buku MUSDA

o   11 June 2017            à Akomodasi, Sekretariat dan pembentukkan KORLAP

o   28 June 2017            à Akomodasi, KORLAP & Transportasi

o   09 July 2017              à Run down acara MUSDA & kesiapan seluruh seksie

  1. Rapat-rapat kelompok per Seksie panitia yang merupakan inisiatif dari setiap koordinator seksie maupun KORLAP dalam mensosialisasikan program-program kerja internal mereka dan menyusun team kerja secara spesifik.
  1. Rapat Audiensi Panitia dengan Majelis Daerah
  2. Forum pertemuan panitia dengan Majelis Daerah, panitia berkesempatan memaparkan rencana dan program kerja panitia dalam mempersiapkan MUSDA termasuk juga usulan estimasi Rencana Anggaran Biaya pelaksanaan MUSDA dan sumber-sumber dana.
  3. Terdapat 2 kali rapat audiensi panitia dengan MD, yaitu :

o   03 February 2017    à Pemaparan rencana kerja panitia, sumber dana, usulan RAB

o   03 May 2017             à Peserta MUSDA, program panitia dan optimalisasi RAB

  1. Rapat Koordinasi dengan pihak ke-3
  2. Pertemuan panitia dengan pihak ke-3 penting dilakukan guna membangun komunikasi yang baik antara pemakai jasa (user) dan penyedia jasa (provider) dengan harapan pihak ke-3 dapat memahami pola dan cara kerja panitia serta ekspekstasi layanan yang diharapkan oleh panitia MUSDA
  3. Terdapat 3 kali rapat audiensi dengan pihak ke-3, yaitu:

o   20 May 2017             à Pertemuan awal panitia dengan Hotel Platinum @Platinum

o   10 June 2017            à Sosialisasi Akomodasi Peserta MUSDA dengan seluruh partner Hotel: membahas tata tertib dan permintaan dukungan layanan hotel sesuai dengan program kerja Akomodasi panitia @Platinum

o   10 July 2017              à Pertemuan khusus Panitia dengan Hotel Platinum membahas akomodasi peserta @GPdI Rapak

o   15 July 2017              à Pertemuan Koordinasi Panitia dengan Hotel Platinum dengan dihadiri oleh seluruh koordinator seksie panitia terkait dan seluruh elemen Hotel Platinum guna membahas run down susunan acara, strategi terbaik dalam pengaturan ruang Ball Room dan lainnya secara lengkap dan komprehensif. Pertemuan dilanjutkan dengan survei Grand Ball room Hotel Platinum.

  1. Koordinasi via Sosial Media
  2. Panitia juga memanfaatan sosial media “whatsapp” dalam berkomunikasi dan berkoordinasi dalam mempersiapkan setiap ítem yang diperlukan bagi pelaksanaan acara MUSDA.
  3. Sosial Media memungkinkan panitia untuk mengambil keputusan-keputusan strategis dalam mengeksekusi pekerjaan-pekerjaan yang direncanakan tanpa harus mengadakan pertemuan tatap muka.
  4. Keterbatasan waktu bertemu panitia juga mendasari pemanfaatan sosial media sehingga kesibukkan harian/pekerjaan setiap anggota tidak menghalangi proses koordinasi panitia MUSDA.
  5. Dibuat beberapa grup sosial media Whatsapp yang memungkinkan setiap ítem diskusi dibahas secara khusus dan data-informasi tidak bercampur dengan pembahasan umum lainnya. Dalam hal ini terdapat grup whatsapp panitia sebagai berikut:

o Group Panitia Inti & Koordinator Seksie à perencanaan program kerja

o Group Sekretariat Panitia Wilayah à pendaftaran peserta dan komunikasi data

o Group Team Kerja Panitia à khusus untuk pelaksanaan MUSDA

o Group KORLAP Panitia à khusus untuk koordinasi KORLAP hotel MUSDA

o Group Sekretariat Panitia à khusus untuk koordinasi Team Sekretariat

1.1.1          MEDIA SOSIALISASI MUSDA XIII KE SELURUH PESERTA

Panitia memandang perlu untuk mensosialisasikan MUSDA langsung ke setiap peserta guna menopang fungsi Majelis Wilayah dalam MUSDA XIII kali ini. Facebook dan Website (www.gpdirapak.com) dimanfaatkan sebagai media sosialisasi untuk berkomunikasi langsung ke setiap peserta.

Namun demikian, sebagai catatan bahwa informasi yang disajikan dimedia sosial wajib mendapatkan persertujuan dari Ketua Panitia dan Majelis Daerah.

1.2       PESERTA MUSDA XIII GPdI KALTIM  KALTARA

1.2.1          JUMLAH CALON PESERTA MUSDA XIII GPdI KALTIM  KALTARA

Peserta Musyawarah Daerah adalah hamba-hamba Tuhan / Gembala GPdI Kalimantan Timur dan Kalimantan Utara yang ditetapkan dan disetujui oleh Majelis Daerah untuk mengikuti acara MUSDA XIII. Data awal peserta MUSDA XIII diberikan oleh Sekretaris Majelis Daerah GPdI KALTIM  KALTARA, Pdt. Samuel Pisuk, pada bulan January 2017, berjumlah 527 UTUSAN, sedangkan PENINJAU adalah hasil perkiraan panitia (499 PENINJAU). Kedua informasi tersebut dijadikan sebagai referensi/basis jumlah peserta MUSDA XIII (peninjau = estimasi) dalam penyusunan RAB panitia, sebagai berikut:

1.1.1          JUMLAH PESERTA HASIL KONFIRMASI & VERIFIKASI

Sebagaimana dijelaskan pada bagian kepanitiaan diatas, proses pendaftaran peserta dilakukan oleh Sekretariat Panitia Wilayah bekerjasama dengan Majelis Wilayah. Adapun urutan kerja pendaftaran peserta adalah sebagai berikut:

  1. Sekretaris panitia membuat/mencetak formulir pendaftaran peserta MUSDA XIII (lihat lampiran) sesuai dengan data awal (MD) daftar hamba Tuhan / Gembala disetiap wilayah.
  2. Sekretaris Majelis Daerah kemudian mengirimkan formulir pendaftaran kesetiap Majelis Wilayah via POS Indonesia / Kurir.
  3. SPW dan MW kemudian melakukan komunikasi intensif untuk mengkonfirmasi keikutsertaan peserta dalam acara MUSDA XIII. Proses ini dimulai sejak bulan February 2017 sampai dengan 07 Mei 207 (penutupan pendaftaran). Pada tahapan ini tugas kerja SPW telah selesai.
  4. Sejak Pendaftaran ditutup, Panitia menyerahkan hasil pendaftaran peserta kepada Majelis Daerah untuk di verifikasi.
  5. Pada awal bulan Juli 2017, KORLAP menindak lanjuti data peserta yang telah diverifikasi oleh MD, untuk memastikan kehadiran peserta di acara MUSDA. Proses konfirmasi ini dilakukan sampai dengan 16 Juli 2017.

Hasil verifikasi dari Majelis Daerah lebih dititik beratkan pada peserta Utusan karena, berkaitan dengan program acara pemilihan Ketua Majelis Daerah KALTIM  dan KALTARA. KORLAP panitia kemudian secara aktif menindaklanjuti konfirmasi kepastian hadir peserta di acara MUSDA (utusan & peninjau). Tindak lanjut konfirmasi yang dilakukan KORLAP menghasilkan jumlah peserta dengan pernyataan “hadir” di MUSDA XIII adalah berjumlah 943 orang (519 utusan dan 424 peninjau) dengan breakdown per wilayah sebagai berikut:

 

1.1.1          JUMLAH PESERTA HADIR DI ACARA MUSDA XIII GPdI KALTIM  KALTARA

Table dibawah ini adalah kronologi tahapan dari proses pendataan calon peserta MUSDA XIII dimulai dari penerimaan data awal (Majelis Daerah), proses kerja SPW dan MW yang kemudian diverifikasi oleh MD, dilanjutkan dengan tahapan konfirmasi kehadiran yang dilakukan oleh KORLAP dan MW dan berakhir pada proses registrasi peserta disetiap Hotel pada hari pelaksanaan MUSDA 18 Juli 2017.

Hasil “Registrasi Hotel” peserta pada hari pelaksanaan MUSDA menunjukkan statistik kehadiran peserta utusan sebesar 99% (515 orang) dan peserta peninjau sebesar 98% (414 orang) terhadap data “Konfirmasi Hadir” peserta sebelum hari pelaksanaan MUSDA.

Hal-hal yang menjadi catatan penting terkait kehadiran peserta pada MUSDA XIII GPdI KALTIM  KALTARA  adalah:

  • Jumlah total kehadiran peserta termasuk anak-anak adalah 1278 orang, yang merupakan jumlah kehadiran terbesar sejak acara MUSDA pertama tahun 1952.
  • Jumlah kehadiran anak-anak peserta yang tercatat meningkat drastis yaitu +233% dari 150 anak di MUSDA XI 2007, menjadi 349 anak di MUSDA XIII 2017.
  • Dari pantauan KORLAP, diperkirakan ada sejumlah anak-anak peserta yang tidak dilaporkan secara resmi kepada panitia.
  • KORLAP juga mendeteksi kehadiran tamu-tamu yang notabene bukan termasuk dalam undangan maupun peserta MUSDA. Kehadiran mereka tidak dapat diantisipasi panitia pada hari pertama pembukaan MUSDA dikarenakan kesibukkan semua elemen panitia dalam proses registrasi peserta, persiapan team acara dan persiapan menyambut kehadiran tamu VIP dari pemerintahan daerah.
  • Penambahan jumlah anak-anak peserta dan tamu-tamu non undangan/peserta memberikan dampak pada penambahan jumlah order menu makan malam di hari pertama.
  • Bila melihat jumlah hunian kamar hotel yang disediakan panitia adalah 100% terpakai, walaupun prosentase aktual kehadiran peserta 1 – 2% dibawah target. Hal ini disebabkan oleh hadirnya peserta peninjau yang sebelumnya tidak didaftarkan oleh beberapa peserta utusan (single) ke MW, sehingga tidak mengurangi jumlah kamar yang telah direncanakan panitia (tidak mubazir). Salah satu contohnya adalah peninjau (single) yang sebelumnya direncanakan menginap di SAB, namun kemudian menginap di Hotel Platinum (suami-istri) yaitu: Pdt. Jodi Tambaani.

1.1.1          PESERTA UTUSAN MAJELIS PUSAT GPdI

MUSDA XIII GPdI KALTIM  KALTARA  dihadiri secara khusus oleh Ketua Umum Majelis Pusat Gereja Pantekosta di Indonesia, yaitu: Pdt. Johnny Weol, M.Th., MM., M.Div. ; di dampingi oleh tiga orang utusan Majelis Pusat, yaitu:

  1. Pdt. Dr. Haezar Sumual, M.Th. (Bendahara MP ; Sulawesi Utara)
  2. Pdt. Brando Lumatau, S.Th. (Badan Pengawasan MP ; DKI Jakarta)
  3. Pdt. Dr. Donny Herianto, M.Th. (Pendidikan & Pengajaran MP ; Jawa Timur)

1.1       PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BIAYA (RAB) MUSDA XIII

Dalam penyusunan RAB, panitia berlandaskan pada:

ü  Jumlah Peserta Utusan yang berdasarkan pada data awal jumlah peserta dari Sekretaris MD

ü  Tempat pelaksanaan acara MUSDA XIII di Hotel Platinum

ü  Susunan Acara MUSDA XIII (mengacu pada susunan acara MUSDA XII)

ü  Konsumsi Peserta berdasarkan pada ke-ekonomi-an, peraturan Hotel Platinum & analisa panitia

ü  Akomodasi peserta terdiri dari kapasitas daya tampung hotel, harga terbaik dan komitmen Hotel

ü  Transportasi terdiri dari Jarak tempuh, Cuaca, Kapasitas daya angkut dan ketersediaan armada

1.1.1          ESTIMASI BUDGET (RAB) AWAL – JANUARY 2017

Perkiraan RAB awal disusun dengan asumsi:

  • Harga akomodasi kamar hotel Rp. 500.000,-/malam
  • Konsumsi berdasarkan penawaran Hotel Platinum tanpa negosiasi dan optimalisasi (1000 orang)
  • Armada 13 unit Bus @Rp. 3.500.000,-/hari untuk 3 hari operasional

 

1.1.1          ESTIMASI BUDGET OPERASIONAL PANITIA (MARET) & MONITORING RAB (JULI)

Perkiraan RAB operasional disusun dengan asumsi:

·         Akomodasi kamar hotel berdasarkan jumlah peserta terkonfirmasi, hasil negoisasi panitia, harga terbaik & komitmen provider (hotel).

·         Konsumsi ditetapkan berdasarkan optimalisasi susunan acara, perkiraan situasi acara dan negoisasi harga terbaik dengan pihak hotel platinum, termasuk antisipasi alokasi dana untuk peserta yang datang sebelum hari pelaksanaan MUSDA dan peserta yang masih menginap di asrama SAB setelah acara MUSDA.

·         Armada 10 unit Bus @Rp. 5.000.000,- untuk 3 hari operasional (54 seat, non AC)

·         Material pendukung acara MUSDA lainnya dioptimalisasi dan ada beberapa ítem ditunda pengadaannya karena dapat disediakan dengan meminjam atau memanfaatkan aset gereja GPdI Rapak.

 

Berdasarkan hasil optimalisasi budget, diperoleh operasional budget sebesar
Rp. 1.252.225.000,- yang selanjutnya ditetapkan sebagai acuan minimal pembiayaan acara MUSDA XIII 18 – 20 Juli 2017.

Panitia juga melakukan monitoring terhadap budget operasional diawal bulan Juli 2017, monitoring dilakukan setelah memantau perkembangan pembayaran yang telah dilakukan dan perubahan pada realisasi pembiayaan. Operasional budget panitia terindikasi bertambah +1% menjadi 
Rp. 1.260.800.000,- yang disebabkan oleh penambahan anggaran konsumsi untuk H-3 dan H+3.

Gambar dibawah ini menunjukkan jumlah operasional budget per-seksie panitia dan monitoring angka budget:

1.1       SUMBER-SUMBER DANA MUSDA XIII

Dengan mengacu pada budget awal (RAB) dan kemudian menjadi operasional budget maka, seksie dana panitia telah bekerja untuk mengumpulkan dana yang diperlukan bagi pelaksanaan acara MUSDA XIII GPdI KALTIM  KALTARA. Melihat jumlah RAB yang cukup besar dan terbatas nya waktu usaha dana yang dimiliki panitia maka, panitia menetapkan sumber-sumber dana yang teridentifikasi realistis untuk dicapai panitia adalah sebagai berikut:

  1. Permintaan Bantuan dana sebesar Rp. 700.000.000,- dari Majelis Daerah (berdasarkan pada operasional budget)
  2. Pengajuan proposal bantuan dana kepada Gubernur Provinsi Kalimantan Timur (melalui Bapak Adhika Hasan – DPRD kota Balikpapan), Bila panitia mendapatkan bantuan dana maka, kemungkinan besar akan dicairkan di akhir semester dua tahun 2017.
  3. Seksie Dana panitia berkomitmen untuk dapat mengusahakan/menghasilkan dana sebesar Rp. 600.000.000,- untuk memenuhi target operasional budget, dengan melakukan berbagai aksi usaha dana yang tidak bertentangan dengan Firman Tuhan. Puji Tuhan, seksie Dana Panitia mampu mencapai 99% dana terkumpul dari target yang direncanakan tersebut. Berikut ini gambaran aksi usaha seksie dana panitia MUSDA XIII:

 

ü  Janji Iman Panitia dikumpulkan sejak 20 Maret 2016

ü  Sumbangan Rutin Jemaat GPdI Rapak sejak January 2017

ü  Diakonia/Kolekte ibadah umum GPdI Rapak Balikpapan

ü  Lelang sumbangan kamar untuk akomodasi peserta MUSDA

o   Dilaksanakan secara khusus pada tanggal 14 April 2017 di acara ibadah Paskah

o   Mengundang artis stand-up comedy: Mongol

o   Acara dilaksankan hingga pukul 14.00

ü  Bazar penjualan makanan dikerjakan secara bergantian oleh wadah-wadah Rayon maupun secara khusus oleh Seksie Dana panitia

ü  Sponsor Buku panduan MUSDA XIII berasal dari:

o   Anggota Majelis Daerah (18 orang) minimal @ Rp. 1.000.000,-

o   Perusahaan-perusahaan swasta

o   Gereja-gereja GPdI KALTIM  KALTARA

o   Donatur perorangan

1.1       PERLENGKAPAN & KELENGKAPAN ACARA MUSDA XIII

Musyawarah Daerah XIII 2017 KALTIM KALTARA adalah sebuah acara organisasi gereja yang berskala cukup besar dan dihadiri oleh peserta yang berjumlah lebih dari 1,000 orang. Perlengkapan dan kelengkapan acara adalah suatu hal yang mutlak untuk dipersiapkan dengan baik, mulai dari kebutuhan dasar harian setiap peserta maupun kebutuhan pelaksanaan acara itu sendiri.

Pada bagian ini, panitia MUSDA XIII 2017 sedapat mengkin memaparkan dan melaporkan secara detil perlengkapan dan kelengkapan yang telah dipersiapkan dan diberikan kepada setiap peserta dan acara MUSDA XIII itu sendiri.

1.1.1          STARTER KIT MUSDA XIII (PESERTA MUSDA)

1.       Buku Panduan MUSDA XIII

ü  Buku MUSDA XIII dipersiapkan dan disusun di Bulan May 2017 dengan materi konten yang sudah harus siap ketika desain dilakukan.

ü  Secara umum konten buku MUSDA XIII adalah: Sampul halaman, Informasi nomor penting kontak akomodasi hotel-panitia, Tata Tertib peserta, Susunan Acara, Sambutan Ketua Panitia, Sambutan Ketua MD, Susunan Panitia, Susunan struktural MD-KD-MW, Tata Tertib Paripurna MUSDA, Foto/Gambar Sponsor, lembar catatan dan informasi penting lainnya.

ü  Desain Buku MUSDA XIII dibuat dengan menggunakan software sederhana yaitu Microsoft Power Point.

ü  Percetakkan buku MUSDA XIII dilakukan di Pare Jawa Timur sesuai rekomendasi Majalah Berkat MD KALTIM dengan harga cetak Rp. 14.500,- / exemplar. Jumlah cetak sebanyak 625 buku.

ü  Buku MUSDA selesai cetak dan diterima di Balikpapan pada pertengahan Bulan Juni 2017 (1 bulan sebelum pelaksanaan acara)

ü  Sampul Buku MUSDA XIII:

 

1.       Tas Souvenir MUSDA XIII

ü  Sebagai cinderamata bagi peserta MUSDA XIII, panitia membuat tas selempang khusus (multiguna) bagi tiap peserta utusan sebanyak 550 pcs @Rp. 90.000,-

ü  Tas souvenir MUSDA XIII selesai satu bulan sebelum acara MUSDA XIII

1.       Pulpen MUSDA XIII

ü  Panitia juga memberikan alat tulis / pulpen khusus untuk peserta MUSDA XIII sebagai bagian dari kelengkapan peserta MUSDA

ü  Pulpen MUSDA dibuat/dipesan di www.pulpenpromosi.com

ü  Biaya per pulpen: Rp. 2.700,- /pcs

ü  Pulpen MUSDA XIII selesai satu bulan sebelum acara MUSDA

 

1.       Tas Starter kit MUSDA XIII

ü  Untuk memudahkan pemberian paket souvenir peserta MUSDA atau yang disebut dengan starter-kit maka, panitia membuat tas khusus dari bahan spunbond sehingga seluruh item starter-kit dimasukkan satu paket ke dalam tas starter-kit.

ü  Tas starter-kit tersebut dibuat/dipesan di www.tasspunbond.com

ü  Biaya per tas: Rp. 9.500,-/pcs

ü  Tas starter kit MUSDA XIII selesai satu bulan sebelum acara MUSDA

1.       Badge Peserta Utusan/Peninjau MUSDA XIII

ü  Tanda pengenal/identitas/badge peserta secara umum dibuat untuk peserta Utusan, Peninjau, Majelis Daerah, Majelis Pusat dan Panitia

ü  Pada MUSDA XIII badge peserta MUSDA diberikan fasilitas QR code yang dapat menampilkan informasi data peserta ketika QR code di-scan (di-pindai) dengan menggunakan Smartphone. Fasilitas ini sangat bermanfaat untuk deteksi keamanan dan pencegahan pemalsuan identitas/badge.

ü  Badge peserta MUSDA XIII dibuat sangat khusus per-orang atau per-peserta, dimana struktur database peserta harus dibangun terlebih dahulu dan data peserta harus sudah jelas dan tidak berubah-ubah.

ü  System database peserta pun harus dibangun di sebuah website, dalam hal ini panitia menggunakan www.gpdirapak.com sebagai fasilitas database peserta MUSDA XIII.

 

ü  Pembuatan QR code pun dilakukan per peserta utusan dengan memanfaatkan QR code generator gratisan di www.qrcode-monkey.com sebagai berikut:

ü  Bentuk / Format badge MUSDA XIII

ü  Material Badge: plastik badge ukuran B4, Tali penggantung (Rp. 1.000,-/pcs), Kertas matte 230grms. Semua material dibeli di C.V. Tunggal Jaya Balikpapan.

 

1.1.1          AKOMODASI ALTERNATIF PESERTA (SEBELUM & SETELAH ACARA MUSDA)

Akomodasi alternatif telah diperkirakan dan dipersiapkan dengan matang oleh panitia untuk mengantisipasi kehadiran peserta pada H-3. Namun demikian, berdasarkan informasi dari Gembala GPdI Rapak: kedatangan peserta ternyata lebih awal dari yang diperkirakan, yaitu para peserta sudah tiba sejak hari Jumat 14 Juli (H-4) dan menginap di asrama Sekolah Alkitab Balikpapan.

 

Berikut ini adalah garis besar situasi dan kerja panitia dalam mengantisipasi kehadiran peserta, sebelum dan setelah MUSDA XIII.

 

1.    Akomodasi Sekolah Alkitab Balikpapan: Sebelum acara MUSDA, 14 Juli 2017 (H-4) s/d  17 Juli 2017 (H-1)

o   28 orang peserta Peserta MUSDA tiba GPdI Rapak dan menginap di asrama SAB sejak Jumat malam 15 Juli 2017.

o   Arus kedatangan peserta secara bergelombang hingga Senin 17 Juli, tiba di GPdI Rapak dan menginap di asrama SAB.

o   Seksie Perlengkapan panitia, KORLAP SAB dan pengerja GPdI Rapak, bekerjasama mempersiapkan fasilitas tidur dan pemenuhan kebutuhan MCK bagi peserta MUSDA:

§  Hari Sabtu 15 Juli 2017, Panitia mempersiapkan 100 lembar kasur (pinjaman) lengkap dengan sprey dan bantal.

  • Berdasarkan pemantauan, hanya sebagian kasur saja yang dipakai peserta pada hari Sabtu 15 Juli 2017.
  • Namun pada hari Minggu 16 Juli 2017, seluruh kasur tidur yang disediakan terpakai oleh peserta bahkan seluruh ruangan yang ada di areal GPdI Rapak terisi oleh peserta MUSDA
  • Hari Senin 17 Juli 2017, karena seluruh ruangan di areal GPdI Rapak telah terisi penuh peserta dengan jumlah +/- 250 orang (Asrama siswi atas/bawah, Aula Eklesia, Elim, Pniel dan Guest House; kecuali ruang utama gereja), maka sebagian peserta menginap di penginapan di luar gereja GPdI Rapak.
  • Diperkirakan +/- 200 orang dewasa (100 kamar) menginap di penginapan luar gereja seperti Hotel Jakarta, Beriman, Mentari, San Fransisco, Asita dan di rumah Kos Bapak Daud serta penginapan lainnya. Jumlah kamar penginapan tercatat 124 kamar.
  • Berdasarkan pantauan media sosial, sebagian peserta juga ditampung di pastori gereja-gereja yang ada di Balikpapan.

o   Ketersediaan Air untuk kebutuhan MCK sempat terkendala karena banyaknya jumlah peserta yang datang dan kurangnya suply air bersih yang tersedia di GPdI Rapak. Sebagai solusinya, panitia menyiapkan truck tangki air 2 unit, untuk pengisian dan standby setiap saat bila terjadi kekurangan air.

o   Konsumsi makan/minum peserta yang menginap di areal gereja GPdI Rapak dimasak dan dipersiapkan sesuai kebutuhan di pastori GPdI Rapak. Untuk peserta yang tinggal dipenginapan diluar areal GPdI Rapak diberikan Nasi Bungkus atau Catering yang dibiayai oleh Gembala GPdI Rapak Balikpapan dan Panitia MUSDA XIII.

o   Selasa pagi 18 Juli 2017, secara berangsur-angsur peserta meninggalkan areal SAB, menuju ke hotel-hotel MUSDA untuk melakukan registrasi dan menginap di hotel tersebut sesuai program acara MUSDA.

  1. Akomodasi Sekolah Alkitab Balikpapan: Setelah acara MUSDA, 20 – 23 Juli 2017 (H+3)

o   Selepas penutupan acara MUSDA, sebagian peserta MUSDA +/- 400 orang dewasa memilih untuk menginap kembali di asrama SAB dan mulai meninggalkan kota Balikpapan pada ke-esokan harinya hingga hari Senin 24 Juli 2017.

o   Berdasarkan pantauan seksie perlengkapan, Peserta Wilayah KALTARA  menjadi peserta terakhir yang meninggalkan kota Balikpapan untuk kembali ke tempat pelayanan mereka.

o   Konsumsi makan/minum peserta yang menginap di areal gereja GPdI Rapak dimasak dan dipersiapkan sesuai kebutuhan di pastori GPdI Rapak

1.1.1          AKOMODASI HOTEL MUSDA XIII

  1. Hotel-hotel MUSDA XIII

Dengan jumlah peserta lebih dari 1000 orang peserta (termasuk anak-anak), ketersediaan fasilitas akomodasi yang layak dan strategis, seperti berlokasi di jalan-jalan utama kota Balikpapan menjadi sangat penting untuk dipersiapkan dengan baik mengingat diperlukannya juga kemudahan akses bagi Bus transportasi peserta.

Seksie Akomodasi panitia telah bekerja dengan baik dan mampu melakukan negoisasi dan membangun komunikasi yang baik dengan beberapa hotel di kota Balikpapan sehingga semua perencanaan dan program yang dibuat dan dikomunikasikan panitia ke pihak management hotel dapat terlaksana dengan baik.

Berikut ini adalah kronologi dari proses kerja panitia dalam mempersiapkan akomodasi hotel bagi peserta:

  1. Seksie Akomodasi menghubungi beberapa hotel yang potensial untuk mendukung fasilitas akomodasi MUSDA XIII. Terdapat 5 hotel tambahan untuk menopang kebutuhan jumlah kamar hotel panitia selain Hotel Platinum (yaitu: Bluesky, Benakutai, Sagita, Neo dan Whizprime)
  2. Jumlah total kapasitas kamar hotel yang diperoleh seksie akomodasi adalah 500 unit kamar.
  3. Untuk memperkuat komitment dan mengikat kerjasama antara panitia MUSDA dan pihak hotel tersebut pada poin-a, panitia memberikan down payment sebesar Rp. 10.000.000,- kepada setiap hotel
  4. Panitia juga berkirim surat sebanyak dua kali ditujukan kepada marketing hotel-hotel tersebut, yaitu:
  • 01 Juni, Guarantee Letter yang berisi jaminan dan komitmen panitia MUSDA untuk membeli kamar hotel yang ditawarkan berdasarkan kebutuhan panitia MUSDA
  • 14 Juli, Confirmation Letter yang berisi konfirmasi jumlah pembelian kamar hotel untuk acara MUSDA dan jaminan pembayaran 90% atas jumlah kamar yang dikonfirmasi panitia. Dalam surat tersebut, panitia juga mencantumkan klausa pembatalah kamar hotel pada malam ke-2 bila pada malam ke-1 peserta batal hadir tanpa konfirmasi.
  1. Berikut ini adalah kronologi proses penawaran, booking dan jumlah pembelian kamar hotel MUSDA dengan statistik tingkat hunian kamar hotel ~100% (secara teknis hanya 1 kamar tidak terpakai dari 483 kamar yang di booking oleh panitia = 99.8%).

  1. Alokasi Hotel peserta MUSDA XIII per wilayah

Berdasarkan jumlah kapasitas hotel yang ada dan jumlah peserta terkonfirmasi “hadir”, Panitia dibantu oleh Majelis Daerah telah mengalokasikan peserta setiap hotel per wilayah secara optimal  sebagai berikut:

  1. Dari 483 kamar seperti tersebut pada poin-1 diatas, alokasi kamar sudah mencakup kebutuhan-kebutuhan khusus seperti:
  2. 1 unit kamar untuk KORLAP Panitia di setiap hotel MUSDA
  3. 4 unit kamar khusus untuk kebutuhan team operasional panitia di Hotel Platinum
  4. 3 unit kamar khusus untuk tamu 4 orang tamu dari Majelis Pusat
  5. 25 unit kamar khusus untuk anggota Majelis Daerah
  1. Untuk menjaga kondusifitas Hotel Peserta dan memperjelas batasan tanggungjawab antara Panitia dan Peserta yang menginap di Hotel MUSDA, Panitia telah menyusun Peraturan dan Tata Tertib Hotel sebagai acuan akomodasi MUSDA XIII. Salah satu contoh Tata Tertib tersebut adalah sebagai berikut:

TATA TERTIB PESERTA MUSDA XIII 2017 HOTEL PLATINUM

 

  1. HOTEL PLATINUM HARI KEDATANGAN PESERTA: Setiap peserta wajib mendaftar ulang secara kolektip melalui Koord Majelis Wilayah nya di hotel yang telah ditetapkan dengan mengikuti prosedur/tata tertib/ketentuan dari Panitia pada saat proses pendaftaran
  2. AKOMODASI KAMAR HOTEL: Biaya sewa kamar hotel adalah tanggungjawab panitia karena itu tidak boleh tukar-menukar kamar hotel tanpa persetujuan panitia. Permintaan Ekstra Bed (tambah tempat tidur) dibayar langsung penghuni kamar.
  3. FASILITAS KAMAR HOTEL: Tidak boleh mengambil fasilitas kamar hotel seperti handuk, gelas, hanger, selimut, setrika, hair dryer dan lainnya, bila ditemukan kerusakkan atau kehilangan pada fasilitas kamar hotel maka biaya ganti rugi, menjadi tanggungjawab penghuni kamar.
  4. PELAYANAN HOTEL: Setiap Hotel menyediakan Sarapan Pagi untuk 2 orang/kamar (Bagi yang membawa anak2 ketentuan hotel dibatasi hanya untuk 1 orang berusia 5 tahun kebawah) Diluar ketentuan ini. Semua permintaan layanan hotel ditanggung dan dibayar oleh penghuni kamar sendiri.
  5. BIAYA SARAPAN HOTEL PLATINUM:

q Gratis untuk 2 orang dewasa & 1 anak balita

q Umur 5 – 12 tahun biaya Rp. 70.000,-

q Umur lebih dari 12 tahun Rp. 140.000,-

  1. KUNCI KAMAR: Setiap penghuni kamar hotel wajib selalu mengunci kamar hotel dan menyimpan baik Kartu kunci kamar atau dititipkan ke receptionist ketika meninggalkan hotel, dan Wajib dikembalikan pada saat Check Out. Bila terjadi kehilangan kartu/kunci kamar, penghuni akan dikenakan biaya penggantian sebesar Rp. 100.000,- per kunci kamar.
  2. ARMADA TRANSPORTASI PANITIA: Panitia menyediakan transportasi bus dari hotel Neo ke hotel Platinum, setiap peserta harap memperhatikan jadwal keberangkatan Bus. Ikuti arahan panitia untuk keamanan dan kelancaran perjalanan. Panitia tidak merekomendasikan penggunaan kendaraan pribadi peserta, segala resiko yang timbul dalam penggunaan kendaraan pribadi dari dan menuju ke Hotel Platinum adalah tanggungjawab peserta yang bersangkutan.
  3. BADGE PESERTA MUSDA: Identitas peserta acara MUSDA XIII 2017 wajib dipakai diarea Hotel Platinum, panitia memeriksa setiap peserta sesuai QR code tertera pada badge. Seksie keamanan berhak mengamankan peserta bila data peserta tidak ditemukan setelah pemeriksaan QR code.
  4. ANAK-ANAK PESERTA MUSDA: Panitia dan Majelis Daerah telah menghimbau untuk tidak membawa serta anak-anak ke acara MUSDA XIII, setiap biaya yang timbul karena keberadaan anak-anak peserta di hotel adalah tanggung jawab dari orang tua / peserta. PESERTA YANG BAWA ANAK WAJIB MENJAGA, MENGAWASI DAN MENCUKUPI KEBUTUHAN POKOK ANAKNYA SENDIRI.
  5. KEAMANAN & PENGAMANAN DI BALLROOM HOTEL PLATINUM: Barang pribadi peserta yang akan dibawa ke acara MUSDA di hotel Platinum harap disesuaikan dengan kebutuhan acara, demi kenyamanan dan kelancaran periksa Seksie keamanan. Barang pribadi peserta wajib dijaga masing-masing, kehilangan bukan tanggungjawab panitia.
  6. ACARA & PLENO MUSDA XIII: Setiap peserta wajib mengikuti seluruh acara MUSDA XIII dan menjaga ketertiban selama acara berlangsung. Setiap peserta yang meninggalkan Hotel Platinum untuk alasan tertentu harap melapor ke Sekretariat.
  7. DOKUMENTASI: Panitia menyediakan fasilitas dokumentasi foto di hotel Platinum termasuk fasilitas cetak foto berbayar.
  8. KONSUMSI: Panitia menyediakan konsumsi bagi peserta MUSDA XIII sesuai dengan jadwal tertera pada susunan acara. Hanya peserta yang memakai identitas (badge) MUSDA XIII yang akan menerima konsumsi dan peserta wajib menghormati proses antrian konsumsi dan menjaga ketertiban.
  9. KLINIK P3K (KESEHATAN): Panitia membuka kamar khusus untuk layanan kesehatan/ pertolongan pertama sesuai jadwal acara MUSDA XIII di hotel PLATINUM. Hubungi team medis MUSDA XIII: 0812 4141 920 “HANYA” untuk kasus kesehatan darurat/emergency.
  10. RUJUKAN / PERAWATAN RUMAH SAKIT: Panitia tidak membayar biaya yang timbul bila peserta berobat/dirawat di Rumah Sakit. Team Medis panitia MUSDA XIII siap membantu peserta selama proses pertolongan pertama dan evakuasi ambulance ke Rumah Sakit.
  11. ACARA PENUTUPAN MUSDA XIII & CHECK-OUT HOTEL: Setiap peserta wajib check-out hotel sebelum menuju ke acara penutupan MUSDA XIII. Tas pakaian peserta (lugage) wajib dibawa oleh setiap peserta ke hotel Platinum (panitia akan mengatur penitipan tas di hotel Platinum).
  12. MAJELIS DAERAH: Hal-hal diluar kewenangan Panitia akan ditangani langsung oleh Majelis Daerah atau Pelaksana Tugas Majelis Daerah.

1.1.1       TRANSPORTASI PESERTA MUSDA XIII

Penetapan pengadaan armada transportasi peserta dapat dikategorikan sebagai sebuah proses paling akhir dalam urutan persiapan fasilitas penopang peserta MUSDA XIII. Hal ini dikarenakan jumlah armada Bus yang dibutuhkan baru dapat disimulasikan/diperkirakan setelah seluruh peserta selesai dialokasikan ke setiap hotel MUSDA.

Dalam proses penetapan jumlah armada Bus peserta, panitia menentukannya dengan berlandaskan pada:

  1. Jenis Bus: AC atau Non AC à dasar pertimbangannya adalah cuaca dan waktu angkut peserta. Panitia memutuskan untuk menggunakan BUS Non AC dengan pertimbangan Jam antar dan jemput peserta adalah pagi dan malam hari sehingga udara/cuaca tidak panas.
  2. Kapasitas Bus à Bus Non AC mempunyai kapasitas angkut lebih banyak ~54 kursi penumpang
  3. Ke-ekonomian harga sewa Bus (harga Bus Non AC juga lebih murah dibandingkan Bus AC). Panitia melalui negoisasi yang baik, mendapatkan harga terbaik dengan nilai sewa per Bus adalah Rp. 5.000.000,- untuk 3 hari acara.
  4. Ketersediaan fasilitas dukungan antar-jemput atau shuttle minibus dari setiap hotel peserta juga sangat membantu panitia untuk menekan pengadaan jumlah Bus. Fasilitas shuttle Bus dari pihak Hotel MUSDA memberikan solusi armada angkutan tambahan bagi peserta. Berikut ini adalah simulasi panitia dalam menentukan jumlah unit armada Bus untuk acara MUSDA:

1.       Jadwal Operasional dan Rute perjalanan Bus

Untuk memudahkan operasional penyedia jasa bus (supir), Seksie Transportasi panitia membuat sebuah instruksi kerja yang terjadwal dengan baik sehingga memudahkan koordinasi antara panitia dengan provider Bus, sebagai berikut:

Catatan: Pada hari ke 3 acara MUSDA (penutupan), panitia hanya mengalokasikan 2 unit Bus untuk menfasilitasi pengangkutan peserta dari Hotel Platinum ke GPdI Rapak Balikpapan. Akan tetapi, banyaknya jumlah peserta yang ingin menginap di areal asrama SAB dan Gereja membuat panitia untuk menambah unit Bus menjadi 4 armada untuk mempercepat proses pengangkutan peserta.

1.1.1          PERLENGKAPAN ACARA MUSDA XIII

  1. Layout areal acara dan perlengkapannya

Grand Ball room Hotel Platinum adalah ruang acara utama bagi kegiatan MUSDA XIII. Seksie Perlengkapan Panitia dan Pihak Hotel Platinum bekerjasama dengan baik dalam mempersiapkan hall acara yang diperuntukkan untuk acara pembukaan, sidang paripurna dan acara penutupan MUSDA XIII. Berikut ini adalah layout ruang ballroom yang telah dikerjakan untuk kebutuhan acara MUSDA XIII:

Perlengkapan-perlengkapan kebutuhan acara MUSDA XIII 2017 yang disediakan dari Hotel Platinum, antara lain:

1.       Panggung ukuran 3 X 12 meter, sangat kokoh untuk mendukung semua kegiatan acara diatas panggung

2.       Sofa, Meja Kursi disediakan dan diatur dengan bantuan dari Hotel Platinum

3.       Gong dan Mimbar

4.       Palu/Hammer sidang paripurna

5.       2 unit Portable Projector+Screen dan 5 unit Wall Projector (gratis pakai)

6.       Dekorasi panggung dan dekorasi photobooth

7.       Meja Konsumsi dan fasilitasnya

  1. Perlengkapan Pemilihan Ketua Majelis Daerah KALTIM periode 2017 – 2022

ü  Bilik suara untuk pencoblosan kertas suara:

 

ü  Kertas Suara, dipersiapkan oleh Sekreatariat panitia berdasarkan data foto dari Panitia Nominasi MD KALTIM.

 

  1. Ruang Kesehatan (Klinik P3K) & Evakuasi Ambulance

ü Ruang kesehatan dipersiapkan di salah satu ruang meeting small size lengkap dengan fasilitas tempat tidur periksa medis.

 

ü Seksie Kesehatan dipimpin oleh Dr. Peter Immanuel mempersiapkan perlengkapan kesehatan portable untuk kasus-kasus medis tingkat pertolongan pertama.

 

ü Personel team Kesehatan panitia MUSDA XIII, terdiri dari:

1.       Dr. Peter Immanuel

2.       Dr. Rafles Simbolon

3.       Dr. Tevi Kristiantoni

4.       Perawat: Thea Saphira M.

ü Ambulance RS. SILOAM tersedia 24 Jam didepan Hotel Platinum

  1. Perlengkapan Registrasi Peserta

ü Registrasi peserta difasilitasi oleh Hotel-hotel MUSDA

ü Layout registrasi peserta secara umum terdiri dari meja registrasi dan meja konsumsi

ü Berikut ini adalah fasilitas registrasi peserta di Hotel Platinum sebagai berikut.

  1. Spanduk, Backdrop panggung dan Photo booth

ü  Spanduk ucapan Selamat Datang dipasang di Gereja GPdi Balikpapam dan setiap hotel MUSDA. Desain oleh sekretariat panitia dan dicetak di C.V Tunas Jaya Balikpapan

 

ü  Backdrop panggung & Backdrop Photo booth: didesain dan dicetak di Jakarta oleh FAREZA Advertising (kontak: Yudhi Amri 0822 2511 0450) dengan kualitas gambar yang sangat halus, menggunakan spesifikasi bahan Vinyl 340 Rp. 30.000,-/meter

ü  Pemasangan Backdrop dilakukan oleh FB manager Hotel Platinum.

  1. Cinderamata Tamu undangan pemerintahan daerah dan Majelis Pusat

Plakat MUSDA XIII, desain dan pembuatan dilakukan di Jakarta oleh FAREZA Advertising, dengan ukuran 12 X 22 cm.

  1. Bross/Pin talent Panitia MUSDA XIII

Desain dan Pembuatan dilakukan di Jakarta oleh FAREZA Advertising, dengan diameter 58mm @ Rp. 2.000,-

  1. Kalung Bunga Tamu undangan pemerintahan daerah dan Majelis Pusat

Sebagai bentuk sambutan dan penghargaan atas kehadiran undangan VIP pemerintahan Daerah dan Majelis Pusat dipesan di Canna Bunga Balikpapan.

  1. Sound System, Alat Musik dan Lighting

Untuk mendukung sound system keseluruhan acara, Seksie Musik Panitia MUSDA XIII (Samuel Balla, Galerie Musik) menggunakan jasa MEGA SOUND rental (kontak: NARTO, 0813 4501 8811). Harga terbaik yang didapatkan panitia adalah Rp. 17.500.000,- untuk fasilitas selama 3 hari acara:

ü  Sound system set dan audio recording

ü  Alat Musik Full Band

ü  Lighting system

  1. Radio Komunikasi Panitia MUSDA XIII Hari-H di hotel Platinum

Panitia sangat bersyukur dan berterimakasih dengan bantuan pinjaman radio komunikasi: Handy Talky dari Bapak Ganda Tumang. Dengan perangkat tersebut, koordinasi Ketua Panitia dan seluruh Koordinator Seksie serta anggota yang dipercayakan bekerja hari H di hotel Platinum, berjalan dengan cepat dan semua elemen koordinasi selalu memantau dan memonitor perkembangan operasional MUSDA.

  1. Multimedia dan Video camera

Perlengkapan/peralatan multimedia dan Video Camera 95% menggunakan asset Gereja GPdI Rapak untuk mendukung acara MUSDA XIII. Hanya 1 unit kamera tambahan yang disewa dari pihak ke 3.

  1. Areal Anak-anak

Hotel Platinum menyediakan areal khusus untuk anak-anak, pada areal tersebut anak-anak mengadakan aktifitas sekolah minggu.

1.1.1          KONSUMSI MUSDA XIII

  1. Layout penempatan MEJA konsumsi (1-4)

 

 

1.       Lokasi konsumsi VIP

Untuk konsumsi VIP MD/MP bertempat di Restaurant PALADIUM

2.       Pada hari registrasi peserta dipersiapkan 1,057 nasi kotak untuk peserta dan team KORLAP panitia dan paket Nasi Goreng untuk anak-anak peserta.

3.       Gambaran areal pastry/dapur Hotel Platinum, Supervisi team Konsumsi untuk kesiapan Konsumsi MUSDA XIII Hotel Platinum.

1.1.1          TEAM ACARA DAN SUSUNAN ACARA MUSDA XIII

Team acara MUSDA XIII dalam mempersiapkan program acara selalu berkonsultasi dan mengikuti arahan Majelis Daerah. Secara teknis persiapan team acara MUSDA XIII dilakukan sejak bulan January 2017 dan secara Intesif melakukan latihan persiapan sejak May 2017 hingga 17 Jul 2017.

Personnel team acara terdiri dari:

  1. Master of Ceremony (MC) : Victor Kalalo, Mercy Riyanto dan Ludi Lambara
  2. Team Penari Choirs : Fanny Rumeen, pemuda/remaja GPdI Rapak
  3. Team Penari Tambourine : Olke Ilat, pemuda/remaja GPdI Rapak
  4. Team Penari Banners : Roland Michael, pemuda/remaja GPdI Rapak
  5. Team Penari Dayak : Vrilly Kalalo, remaja GPdI Rapak
  6. Team Paduan Suara : Kaum Pria/Wanita GPdI Rapak, dirigent: Max Rembet
  7. Team Musik : Disusun oleh Yohanes Hariandja
  8. Team Singers : Florencia Wilmatikta, dan anggota singer GPdI Rapak
  9. Team Penerima tamu : Mareyke Polii, dan team konsumsi panitia MUSDA XIII

Latihan-latihan utama Seksie Acara:

  1. Gladi Kotor acara dilaksanakan di Gereja, 16 Juli 2017
  2. Gladi Resik acara dilaksanakan di Grand Ballroom Platinum Hotel, 17 Juli 2017

1.1       UNDANGAN (Instansi Pemerintah/Institusi/perorangan & Majelis Pusat)

Berdasar pada arahan Majelis Daerah, Panitia mengundang instansi pemerintahan daerah dan institusi/ormas/perorangan dalam acara Pembukaan Musyawarah Daerah (opening ceremony), diantaranya:

  1. Gubernur provinsi Kalimantan Timur

 Drs. H. Awang Faroek Ishak, M.M, M.Si è diwakili oleh Sekretaris Provinsi KALTIM

  1. Panglima Komando Daerah Militer VI Mulawarman

Mayor Jenderal TNI Sonhadji

  1. Kepala Kepolisian Daerah Kalimantan Timur

Inspektur Jenderal Kepolisian Drs. Safaruddin

  1. Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Kalimantan Timur

Drs. H. Syaifi M.Pd

  1. Walikota Balikpapan
  2. M. Rizal Effendi, SE è diwakili oleh KASATPOL Balikpapan
  3. Kepala Kepolisian Resort Balikpapan

AKBP Jeffri D. Juniarta, SH, SIK

  1. Kepala Bidang BIMAS Kristen Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Kalimantan Timur

Dr. Melki Kamuntik, M.Pd.K

  1. Kepala Kantor Kementerian Agama Kota Balikpapan Provinsi Kalimantan Timur

Drs. H. Hakimin, MM.

  1. Ketua Badan Kerjasama Gereja-gereja Balikpapan (BKSGB)

Dr. Abriantinus,  MA.

  1. Ketua Umum Laskar Pertahanan Adat Dayak Kalimantan Timur (LPADKT)

Syahari Jaang 

  1. Anggota DPRD kota Balikapapan

Andhika Hassan

  1. Ketua Umum Majelis Pusat GPdI

Pdt. Johnny Weol

1.1       HARI PELAKSANAAN MUSDA XIII

1.1.1          HARI PERTAMA – SELASA, 18 JULI 2017

  1. 10.00 wita – Registrasi Peserta MUSDA XIII

ü  Pelaksanaan acara MUSDA XIII diawali dengan proses registrasi peserta. Registrasi peserta yang dimaksudkan bukanlah pendaftaran ulang melainkan tahapan wajib bagi setiap peserta untuk melaporkan kehadiran dirinya diacara MUSDA (pendaftaran peserta sudah dilakukan sebelum pelaksanaan acara MUSDA).

ü  Proses registrasi dilakukan oleh Peserta Utusan karena peserta Peninjau adalah pasangan dari peserta Utusan, kecuali, untuk Peninjau tertentu melakukan proses registrasi juga.

ü  Registrasi secara umum dimulai pukul 10.00 pagi, dimana sejak pukul 09.00 seluruh KORLAP dan Anggotanya telah melakukan persiapan terlebih dahulu.

ü  Berdasarkan laporan KORLAP dari setiap hotel MUSDA, proses registrasi berjalan cukup baik dan proses check-in dapat dilakukan lebih awal dari waktu check-in hotel. Secara teknis seluruh peserta telah menempati kamar akomodasi hotel pada pukul 13.00 – 14.00, kecuali, peserta yang datang terlambat ke hotel MUSDA.

ü  Majelis Daerah dan VIP melakukan registrasi di hotel Platinum bertempat di restaurant PALADIUM.

ü  Berikut ini adalah dokumentasi aktifitas registrasi peserta disetiap Hotel MUSDA:

  1. 15.00 wita – Pengangkutan/Perjalanan Peserta menuju Hotel Platinum

ü  Tepat pukul 15.00 seluruh peserta yang menginap diluar hotel Platinum (Neo, Sagita, Bluesky, Benakutai dan Whizprime) berangkat menuju ke Hotel Platinum dengan menggunakan Bus Panitia dan shuttle bus hotel.

ü  Untuk beberapa peserta, ada yang menggunakan kendaraan pribadi (mobil) sebagai sarana transportasinya menuju ke Hotel Platinum selama acara MUSDA XIII digelar.

ü  Berikut ini dokumentasi Foto dari aktifitas panitia dalam mengatur transportasi Bus peserta:

 

  1. 16.00 wita – Acara Pembukaan MUSDA XIII

ü  Sejak pukul 15.30, seluruh peserta dan team acara MUSDA XIII telah berkumpul didalam areal Ball room hotel Platinum untuk melaksanakan acara Pembukaan MUSDA XIII.

ü  Para undangan dari instansi pemerintahan daerah pun sudah tiba dan hadir di Hotel Platinum sejak pukul 16.00.

ü  Dikarenakan alasan teknis, keterlambatan kehadiran Ketua Umum Majelis Pusat, acara pembukaan tertunda +/- 45 menit dari rencana awal.

ü  Sesuai program acara, proses opening ceremony berjalan dengan baik dan lancar dan diselesaikan sesuai durasi acara yang diperkirakan panitia.

ü  Pukup 18.15, seluruh tamu undangan dari pemerintahan daerah telah meninggalkan tempat acara MUSDA XIII, yang kemudian acara dilanjutkan dengan Ibadah Pembukaan MUSDA XIII

ü  Ibadah Pembukaan, pemimpin pujian adalah Pdt. Sefrin Walalangi, Team singers dan team musik GPdI Rapak.

ü  Pelayanan Firman Tuhan oleh Ketua Umum MP GPdI, Pdt. Johnny Weol

ü  Selesai Ibadah pembukaan, acara dilanjutkan dengan makan malam.

ü  Bersamaan dengan acara makan malam, Seksie perlengkapan mempersiapkan areal panggung untuk acara Sidan Paripurna ke-1

ü  Pukul 22.00, acara MUSDA XIII hari pertama selesai, seluruh peserta kembali ke hotel masing-masin untuk beristirahat.

ü  Bersamaan dengan selesai acara MUSDA XIII hari pertama, sesie perlengkapan dibantu oleh karyawan Hotel Platinum, mengatur areal ball room dan mempersiapkannya untuk acara pemilihan ketua MD esok harinya.

1.1.1          HARI KEDUA – RABU, 19 JULI 2017

  1. Seperti yang telah diatur dalam susunan acara, seluruh peserta melakukan persiapan dan perjalanan menuju ke hotel Platinum pukul 07.00 pagi untuk menghadiri acara MUSDA XIII hari ke dua.
  2. Setibanya peserta di Grand Ballroom, peserta utusan dan peninjau dipisahkan sesuai layout acara.
  3. Sidang Paripurna ke-2, mengagendakan acara pemilihan Ketua Majelis Daerah periode 2017-2022
  4. Pukul 08.00, Sidang paripurna ke-2 dimulai dengan Ibadah dan renungan singkat.
  5. Proses pemilihan Ketua Majelis Daerah periode 2017-2022 GPdI KALTIM dipimpin langsung oleh Ketua Umum MP GPdI, Pdt. Johnny Weol dan team dari Majelis Pusat.
  6. Proses pemilihan yang langsung, umum, bebas dan rahasia itu berjalan dengan baik hingga selesai dengan jumlah pemilih 470 orang.
  7. Terdapat empat orang anggota panitia MUSDA XIII yang duduk dalam team pelaksana pemilihan Ketua Majelis Daerah periode 2017-2022 GPdI KALTIM, yaitu: Yohanes Hanafiah, Herry Wardhana, Hendy Wilmatikta dan Ronny Budiman.
  8. Acara pemilihan Ketua Majelis Daerah periode 2017-2022 GPdI KALTIM dilanjutkan dengan perhitungan suara, dimana Pdt. Herry Y.A. Pelealu terpilih kembali menjadi Ketua MD GPdI KALTIM  periode 2017-2022.

  1. Konsumsi: snack pagi-sore dan nasik kotak siang dan malam.
  2. Program acara dilanjutkan dengan sidang-sidang paripurna berikutnya.
  3. Pukul 22.00, acara MUSDA XIII hari kedua selesai, seluruh peserta kembali ke hotel masing-masin untuk beristirahat.
  4. Bersamaan dengan selesai acara MUSDA XIII hari pertama, sesie perlengkapan dibantu oleh karyawan Hotel Platinum, mengatur areal ball room dan mempersiapkannya untuk acara Ibadah penutupan MUSDA XIII

Catatan Seksie Kemanan:

  1. Dilakukan pengamanan yang ketat oleh personel kemanan panitia dibantu oleh unsur panitia, dimana pengunjung yang tidak memiliki identitas/badge MUSDA tidak diijinkan memasuki ruang sidang paripurna. Berikut ini temuan/interogasi pengunjung yang tidak mempunyai badge:
  2. Juga dilakukan pengamanan dan pelarangan kepada penjual aksesories MUSDA XIII yang tidak bertanggungjawab (tidak mendapatkan ijin pembuatan/penjualan dari panitia dan MD) serta mengatas namakan personel panitia secara sepihak untuk melakukan aksinya. Situasi tersebut, ditangani langsung oleh pihak Kepolisian yang ditugaskan di acara MUSDA XIII hotel Platinum.

1.1.1          HARI KETIGA – KAMIS, 20 JULI 2017

  1. Seperti yang telah diatur dalam susunan acara, seluruh peserta melakukan persiapan dan perjalanan menuju ke hotel Platinum pukul 07.00 pagi untuk menghadiri acara MUSDA XIII hari ke dua.
  2. Sebelum menuju ke Hotel Platinum, seluruh peserta MUSDA XIII wajib melakukan proses check-out dan membawa seluruh perlengkapannya ke Hotel Platinum.
  3. Setibanya peserta di Grand Ballroom, peserta utusan dan peninjau dipisahkan sesuai layout acara.
  4. Ibadah Penutupan dilaksanakan di pagi hari (lebih awal dari jadwal acara) sehubungan dengan keberangkatan Ketua Umum MP GPdI ke Manado, pemimpin pujian adalah Pdt. Ronny Lausan, Team singers dari kelomok peninjau dan team musik GPdI Rapak.
  5. Pelayanan Firman Tuhan oleh Ketua Umum MP GPdI, Pdt. Johnny Weol, dilanjutkan dengan ibadah perjamuan Tuhan.
  6. Sidang Paripurna hari ke-3 selesai sesuai jadwal acara.
  7. Pukul 12.00, Makan siang peserta (buffet), Pihak management hotel Platinum memberikan sumbangan makan siang untuk anak-anak sebanyak 300 porsi.
  8. Tepat pukul 13.00, seluruh rangkaian acara MUSDA XIII berakhir, peserta kembali ke daerah pelayanan masing-masing
  9. +/- 400 orang peserta menginap di GPdI rapak sejak hari kamis 20 Juli hingga 24 Juli 2017.
  10. Dihari terakhir ini, panitia mencatat situasi emergency kesehatan yang langsung di evakuasi ke RS. Kanujoso Balikpapan:

ü  Selama Musda jumlah kunjungan (pasien) tercatat 58 orang termasuk utusan,  peninjau dan keluarga (anak),  sebagian besar kasus gangguan saluran cerna (maag), Flu, dan darah tinggi.

ü  Kasus emergency: satu orang dengan diagnosis Hipertensi disertai stroke,  pasien bisa di evakuasi ke RS dengan kerjasama bersama tim ambulance RS siloam Balikpapan. Berikut ini adalah kronologi kasus evakuasi emergency:

Ø  Pukul 14.00 è Pasien atas nama KARLIN SONDAKH (istri dari Pdt. Gustaf Lumempow wilayah Bentian Besar) di evakuasi dari hotel Platinum dengan fasilitas Ambulance menuju ke R.S. SILOAM

Ø  Pukul 15.00 è Dilakukan pemeriksaan CT SCAN dengan hasil diagnose tidak ditemukan pendaharahan pada Otak. Biaya pemeriksaan menggunakan fasilitas BPJS Pasien.

Ø  Pukul 16.00 è Pasien dirujuk ke RSKD (R.S. KANUDJOSO) untuk rawat inap dengan pembiayaan BPJS pasien.

Ø  Catatan:

o   Biaya selama periksa medis R.S. SILOAM Rp. 321.000,- (oleh pasien)

o   KARLIN SONDAKH adalah peserta yang sama yang menjalani rawat inap di R.S. RESTU IBU pada MUSDA XI 2007

1.1       LAPORAN KEUANGAN PANITIA MUSDA XIII

1.1.1        EVALUASI PEMASUKKAN DANA PANITIA MUSDA XIII (PENERIMAAN)

1.1.1        EVALUASI PENGELUARAN DANA PANITIA MUSDA XIII (RAB)

Evaluasi Belanja terhadap Anggaran:

Puji Tuhan, Tuhan Yesus Kristus telah bekerja luar biasa untuk mencukupkan segala kebutuhan dana panitia yang bila di cermati, total pembelanjaan panitia MUSDA XIII sebesar Rp. 1,279 Milyar, artinya telah terjadi pembengkakan pembelanjaan sebesar +2% atau Rp. +27 Juta terhadap RAB operasional panitia.

Namun demikian, Puji Tuhan!, total realisasi pembelanjaan Panitia MUSDA XIII ternyata masih dibawah dari nilai Pemasukkan/Penerimaan Dana Panitia (penerimaan dana panitia: Rp. 1,285 Milyar), sehingga panitia masih memiliki saldo dana Panitia sebesar Rp. 6,2 Juta.

Berikut ini adalah evaluasi anggaran per seksie panitia dibandingkan dengan RAB Operasional:

  • Konsumsi:

Realisasi belanja terhadap anggaran naik +28% atau Rp. +140,9 Juta disebabkan oleh besarnya biaya konsumsi baik untuk pengadaan konsumsi Hotel Platinum maupun anggaran cadangan, dengan evaluasi sebagai berikut:

  1. Hotel Platinum: Pada hari pembukaan, diperkirakan jumlah kehadiran non-peserta yaitu anak-anak tidak dapat diantisipasi dengan baik (jumlah tercatat sebelum hari H +/- 100 orang anak) serta kehadiran pengunjung tanpa identitas, sehingga konsumsi yang telah dianggarkan tidak cukup. Analisa panitia adalah sebagai berikut:

ü seluruh elemen panitia terkonsentrasi pada kegiatan registrasi peserta, pengangkutan peserta ke Hotel Platinum, persiapan team acara, konsentrasi team perlengkapan mengantisipasi kebutuhan perlengkapan acara dan persiapan penyambutan tamu VIP pemerintahan. Sehingga panitia tidak mempunyai/menempatkan anggota panitia yang dipersiapkan khusus untuk menyambut peserta MUSDA. Situasi ini membuat tidak adanya kontrol terhadap pengunjung tanpa identitas.

üPada saat acara makan malam, panitia kehilangan kendali atas pengaturan arus dan alur meja konsumi sehingga seluruh peserta secara bersamaan menyerbu meja konsumsi tanpa adanya pengaturan dan antrian. Situasi ini menyulitkan panitia maupun pihak Hotel dalam mengatur dan mengontrol meja konsumsi.

üPada hari ke-2 & ke-3, Panitia telah belajar banyak atas situasi konsumsi di hari ke-1. Secara terkoordinasi, Ketua Panitia mengarahkan dan mengistruksikan pola kerja team yang saling bekerjasama dan saling mendukung termasuk juga rantai komando kepada pihak hotel Platinum sehingga kejadian hari ke-1 tidak terjadi lagi.

  1. Anggaran Cadangan:

üBesarnya animo peserta yang hadir di Pastori dan Asrama GPdI Rapak sejak H-4, membuat kebutuhan pembiayaan konsumsi lebih besar dari pada perkiraan.

üDisisi lain jumlah anak-anak yang hadir di acara MUSDA XIII jauh lebih banyak dari pada perkiraan panitia.

  • Perlengkapan & Dekorasi

Belanja terhadap anggaran -70% lebih rendah atau hemat Rp. 63 Juta lebih disebabkan pada pembatalan pemakaian LED TV screen dan optimalisasi anggaran sewa peralatan sound system, lighting dan alat musik.

  • Dokumentasi

Belanja terhadap anggaran -100% atau tidak adanya pemakaian anggaran dikarenakan pembuatan photo booth dan sewa video camera dilakukan/dibebankan pada Seksie Sekretariat & Multimedia serta sumbangan dari Bapak Herry Wardhana.

  • Sekretariat

Dari sisi anggaran, Seksie Sekretariat memutuskan untuk menunda pembelian Laptop untuk MUSDA karena kebutuhannya dapat diantisipasi dengan menggunakan aset gereja dan jemaat. Juga beberapa perlengkapan lainnya seperti bilik suara dipersiapkan/disumbang oleh Bapak Y. Hanafiah.

  • Kesehatan

Dari sisi anggaran, Seksie Kesehatan hanya melakukan pembelian obat-obatan ringan dan hanya terjadi satu kasus sakit berat yang dibiayai oleh fasilitas BPJS pasien sendiri. Sehingga alokasi dana emergency tidak terpakai.

  • Transportasi

Hasil optimalisasi dan negoisasi unit Bus yang dirental, menghemat anggaran Rp. 10 juta.

  • Acara

Penambahan pembelanjaan Seksie Acara disebabkan oleh penggunaan jasa pelatih paduan suara dan biaya dirigent Max Rembet pada hari H.

1.1.1          BREAKDOWN PEMASUKKAN DANA MUSDA XIII

1.1.1          BREAKDOWN BELANJA ANGGARAN MUSDA XIII (PENGELUARAN)

1          EVALUASI

  1. REGISTRASI PESERTA.

 

  1. Prosedur yang dilaksanakan melalui MW dan difasilitasi SPW panitia. Cukup effektif dan persentase kehadiran peserta pada hari H, dengan data peserta yang telah terdaftar di Panitia cukup akurat. (Walaupun ada beberapa peserta yang tidak terdata pada saat pendaftaran tetap diakomodir atas rekomendasi MD)

 

  1. Kelancaran proses Registrasi Ulang di Hotel, secara Kolektif per Wilayah sangat ditentukan oleh Faktor Proaktif atau Tidaknya pengurus MW, seperti:
  • Membawa data daftar anggotanya
  • Kehadiran pengurus lebih awal
  • Kesiapan uang pendaftaran
  • Pengarahan kehadiran anggotanya di hotel

Faktor ini menyebabkan, hambatan/ keterlambatan/ kekeliruan pada saat proses registrasi ulang.

  1. Keterlambatan penyerahan kunci kamar dari pihak hotel, pada Korlap menyebabkan terjadinya antrian dan ketidaksabaran peserta untuk  segera mendapatkan kamar.

 

  1. KEHADIRAN ANAK-ANAK

 

  1. Himbauan/ketentuan MD mengenai Pelarangan membawa anak melalui MW tidak effektif dan kurang di Respon oleh Peserta, karena tidak disertai dengan ketentuan/sangsi lain. (contoh MUSDA GPdI KALTENG: anak yang dibawa akan dikenakan biaya pendaftaran) http://www.mdgpdikalteng.org/surat-pemberitahuan/

http://www.mdgpdikalteng.org/surat-edaran/

  1. Pengaturan Kamar Hotel, secara pasangan Suami/istri juga merupakan salah satu faktor, kehadiran Anak-anak bahkan sanak saudara. Jumlahnya diluar prediksi panitia.

 

  1. Kehadiran Anak-anak Hamba Tuhan peserta Musda mencapai hampir 350 orang. menambah beban kerja Panitia dan berimbas pada peningkatan konsumsi, dan kegaduhan di tempat acara. Juga membuat beberapa fasilitas di hotel platinum mengalami kerusakan (arena bermain anak/lift/dll) dan komplain dari pihak tamu lain karena istirahatnya tergganggu.

 

  1. Dikemudian hari dalam momen acara Musda. Kehadiran anak-anak perlu di akomodir dan di manage dengan baik, pada tempat khusus sehingga tidak mengganggu kegiatan utama acara musyawarah para Hamba Tuhan.

 

  1. AKOMODASI/FASILITAS KAMAR.

 

  1. Informasi data peserta yang akan hadir pada Musda yg selalu di update para Korlap. Membuat Akurasi tingkat keterisian kamar hotel yang disiapkan panitia cukup baik. (Semua kamar hotel yg dipesan panitia, terisi). Kepatuhan peserta terhadap Tata Tertib Akomodasi Hotel yang dibuat Panitia patut diapresiasi.

 

  1. Pada saat proses check out peserta, Laporan Korlap hampir semua hotel fasilitas yg tersedia di kamar dalam kondisi clear/aman. (Kecuali beberapa Key Card kunci kamar yang terbawa peserta dapat diselesaikan baik Panitia dengan pihak hotel).
  2. Kepatuhan peserta pada ketentuan tentang fasilitas Sarapan Pagi untuk anak di Hotel juga patut diapresiasi.

 

  1. TRANSPORTASI

 

  1. Untuk pengangkutan peserta ke & dari Hotel Platinum (Tempat Pusat Acara) ke & dari Hotel tempat menginap peserta. Panitia menyediakan 10 Unit BUS .kapasitas 54 kursi.
  1. Pemakaian Bus cukup effektif dan keterisian kursi tidak terlalu padat. Karena dibeberapa hotel, peserta ada yang menggunakan mobil pribadi.
  1. Pengangkutan peserta pada H3 (setelah acara penutupan Musda) dari Hotel Platinum ke Gereja/Komplek SAB Rapak diluar prediksi. 2 Unit Bus yg telah disiapkan Panitia tidak mencukupi untuk mengangkut peserta, sehingga Panitia berinisiatip menambah 2 Unit Bus Tambahan lagi.
  1. KESEHATAN

 

  1. Kartu BPJS pasien KARLIN SONDAKH terbukti sangat membantu dalam menanggulangi pembiayaan periksa medis dan rawat inap yang bersangkutan di R.S. SILOAM dan R.S.K.D. KANUDJOSO.
  1. Pada MUSDA XI 2007, Panitia mengeluarkan dana Rp. 11.4 juta untuk membiayai biaya rawat inap rumah sakit dari Pdt. FREDY M., Pdt. JEROL SOMBA, Ny. OLGA SOMBA dan KARLIN SONDAKH. Untuk pasien KARLIN SONDAKH menjalani perawatan lagi di acara MUSDA XIII, patut mendapatkan apresiasi karena biaya berobat Rp. 321.000,- dibayar sendiri oleh yang bersangkutan.
  1. Implementasi program kartu BPJS untuk setiap Hamba Tuhan / Gembala-gembala GPdI KALTIM sewajarnya dapat dilaksanakan di MD KALTIM. Alangkah baiknya bila para hamba Tuhan selalu membawa kartu BPJS ketika menghadiri/mengikuti acara acara organisasi seperti MUSDA maupun acara sejenis lainnya dikesempatan mendatang.
  1. KEUANGAN PANITIA (RAB OPERASIONAL VS. REALISASI)

 

  1. Secara umum RAB Operasional panitia memiliki akurasi yang cukup tinggi, yaitu 98% terhadap Realisasi Pembelanjaan Panitia MUSDA XIII. Artinya informasi jumlah peserta dan prediksi pembiayaan terhadap realisasi dilakukan dengan sangat baik. Namun demikian, antisipasi perkiraan jumlah peserta yang hadir di hari sebelum dan tinggal di asrama SAB/Pastori di hari setelah acara MUSDA XIII perlu ditingkatkan lagi pada kesempatan/acara-acara MD berikutnya.
  1. Keputusan-keputusan strategis dari ketua Panitia dan para koordinator seksie untuk memprioritaskan pembelanjaan primer dengan menunda atau meniadakan pembelanjaan sekunder patut di apresiasi tinggi, sehingga mampu mengkompensasi kenaikkan signifikan pada biaya pembelanjaan Konsumsi MUSDA XIII.
  1. Lima ketul Roti dan 2 ekor Ikan merupakan kesaksian nyata dari kuasa Tuhan yang bekerja mencukupkan kebutuhan dana acara MUSDA XIII GPdI KALTIM KALTARA, bahkan masih ada sisa saldo dana panitia Rp. 6.2 Juta. Tuhan memberkati.

1          REKOMENDASI

Merupakan sebuah keniscayaan bahwa biaya pelaksanaan MUSDA per lima tahun selalu meningkat seiring bertambahnya jumlah ladang-ladang pelayanan GPdI KALTIM yang sudah tentu diikuti dengan pertambahan Gembala sidang serta faktor inflasi ekonomi negara kita Indonesia.

Berikut ini, panitia mencoba memberikan gambaran proyeksi pembiayaan mínimum MUSDA XIV tahun 2022 berdasarkan pada data MUSDA XI 2007 dan MUSDA XIII 2017 yang telah dilaksanakan di Balikpapan. Gambaran ini kiranya dapat memberikan persiapan yang lebih baik bagi pelaksanaan MUSDA XIV KALTIM tahun 2022 yang akan datang.

  1. Asumsi dasar proyeksi pembiayaan mínimum MUSDA XIV GPdI KALTIM 2022:
  2. Jumlah Utusan & Peninjau MUSDA XIV 2022 diperkirakan dengan perhitungan linear jumlah peserta MUSDA XI dan MUSDA XIII di kurangi 44 orang utusan/peninjau (tanpa wilayah KALTARA).
  3. Jumlah anak dihitung berdasarkan rasio Ibu & anak (84%) di MUSDA XIII dikalikan jumlah perkiraan Peninjau di MUSDA XIV 2022 (poin-1).
  4. Biaya per-orang di MUSDA XIV 2022 diperkirakan dengan perhitungan linear jumlah biaya MUSDA XI dan MUSDA XIII.
  5. Total biaya mínimum MUSDA XIV 2022 diperoleh dari hasil perkalian poin-3 dengan jumlah total peserta poin-1 & poin-2
  1. Kesimpulan:
  2. Perkiraan biaya untuk MUSDA XIV tahun 2022 per-orang minimal adalah Rp. 1.280.525,- (Satu Juta Dua Ratus Delapan Puluh Ribu Lima Ratus Dua Puluh Lima Rupiah)
  3. Jika acara MUSDA dihadiri oleh 1.350 peserta (tanpa KALTARA) maka dibutuhkan dana minimal Rp. 1,73 Milyar untuk pelaksanaan MUSDA XIV 2022 KALTIM.

1          PENUTUP

MUSDA XIII telah dikerjakan dan diselesaikan dengan baik oleh segenab anggota Panitia melalui DOA & PUASA dan hanya dengan pertolongan penuh dari Tuhan Yesus Kristus. Kiranya apa yang telah dikerjakan oleh panitia MUSDA XIII dapat dikenang, diinggat dan dijadikan referensi bagi panitia yang akan datang baik dalam mengerjakan pelayanan-pelayanan sejenis maupun lainnya.

Terimakasih atas pertolongan dan campur tangan Tuhan Yesus Kristus, kepercayaan Majelis Daerah GPdI KALTIM -KALTARA  dan dukungan segenab jemaat GPdI Rapak Balikpapan. Tuhan Yesus memberkati. Amin.

 

Post a comment